Minuty představují podrobný záznam schůzky. Minuty zaznamenávají témata konverzace, potřebné akce a rozhodnutí. Minuty zajišťují, že se o setkání koná oficiální záznam, který dokumentuje, kdo byl na schůzi a kdo byl nepřítomen. Za normálních okolností je jedna osoba volena k uložení minut, obvykle tajemníka nebo pokladníka. Pokud vám byla dána příležitost, abyste měli schůzku, měli byste mít na paměti několik věcí, abyste zajistili, že je budete profesionálně zaznamenávat.
Položky, které budete potřebovat
-
Pen nebo tužka
-
Notebook
-
Nahrávací zařízení
-
Počítač
Všimněte si času, data a místa, kdy se setkání konalo v horní části stránky v notebooku.
Použijte záznamové zařízení, které můžete později přehrávat, abyste vám pomohli při psaní úplných minut.
Uveďte jména účastníků. Také zapište jména lidí, kteří se očekávali, že se budou scházet, ale chybí. Možná budete muset uvědomit, komu je nepřítomnost omluvena. Pokud tomu tak je, můžete v závorce vedle názvu osoby uvést "omluvené".
Postupujte společně s agendou schůzky. Hlavní přednášející obvykle dostanou program před schůzí a pomohou vám zaznamenat každé diskutované téma v pořádku.
Vezměte na vědomí hlavní body pro každou téma na pořadu jednání. Zápisy by měly zaznamenat veškerá rozhodnutí nebo následná opatření nezbytná pro každou položku programu.
Přidejte slovo "Akce" v rámci jakékoli položky agendy, která má požadovanou akci od člena představenstva nebo od účastníka. Když píšete své poznámky, udělejte slovo "akce" tučně a kurzívou a dejte jí vlastní řádek; to usnadňuje hledání a pomáhá sledovat, kdo by měl dělat co.
Napište nebo napište jakýkoli jiný podnik, abyste označili jakákoli témata diskutovaná nad rámec těch, které jsou uvedeny v pořadu jednání, a označte, kdo byl zodpovědný za uvedení těchto položek na schůzi.
Uveďte ve svém zápisu dohodnutý čas, datum a místo příští schůze.
Odhlaste se na minutách. Poslední řádek zadaných minut by měl zahrnovat vaše jméno a název, před kterým bude uvedena fráze jako "Minuty zaznamenané".
Tipy
-
Ujistěte se, že je záznamové zařízení zapojené, plně nabité nebo má další baterie.
