Pokud jste ve výboru a potřebujete vytvořit zprávu, která by projednala vaši schůzi, je důležité se ujistit, že jste připraveni na setkání a porozumět základům, jak napsat zprávu výboru. Po několika krocích vás může začít od začátku do konce a budete mít kompletní zprávu připravenou jednotlivcům nebo skupině sledovat pokrok vašeho výboru.
Přineste s sebou pero a papír nebo laptop na schůzi výboru. Zaznamenejte datum, čas, účastníky, včetně titulů a délku schůzky. Zapsat témata na pořad jednání a co mohlo být diskutováno bez konkrétního času. Všimněte si, kdo souhlasil a kdo nesouhlasil, důvod a další důležité informace, ke kterým došlo během schůzky. Pokud nebylo dohodnuto téma komise a výbor se rozhodl podat rozpravu až do budoucí schůzky, ujistěte se, že to berete na vědomí a kdy se výbor znovu setká na toto téma.
Vypracujte přehled z vašich poznámek, který podrobněji projednává schůzku a poskytuje všechny informace v organizovaném formátu. Možná budete chtít začít s titulní stránkou, která obsahuje datum, čas, délku setkání a účastníky.
Pokračujte v psaní prvního tématu schůze výboru a podrobné informace o tom, o čem bylo projednáno a o čem bylo rozhodnuto, včetně informací o hlasování výboru. Projděte každé téma a proveďte totéž. V závislosti na typu výboru a důvodech setkání byste možná chtěli zahrnout potenciální rizikové faktory, pokud nebude následovat akce nebo pokud není určena žádná akce. Napište, kdy se výbor opět setká. Napište seznam těch, kteří obdrží zprávu ve spodní části seznamu.
Přečtěte si zprávu, abyste se ujistili, že dokument neobsahuje interpunkční a gramatické chyby. Přečtěte si zprávu výboru, abyste zajistili, že obsah bude přesný a znovu si prohlédněte poznámky. Před dokončením úplné zprávy o schůzce zkontrolujte dokument podle potřeby.
Proveďte kopie a podávejte zprávu účastníkům, představenstvu, jiným výborům, manažerům nebo jiným osobám, pokud je to relevantní.
Tipy
-
Pokud dáváte přednost zápisu na kazetu, ujistěte se, že máte oprávnění každého z členů výboru předtím, než se na schůzku připojíte.
Varování
Vyhněte se uvedení informací do zprávy, které se dostane k tématu, aby se zabránilo plnění, a držet se faktů. Pokud by někdo ve výboru začal hovořit o svých dětech, nezapojujte jej, pokud se netýká nějaké práce, kterou výbor dělá, jako je čtecí program pro děti.
