V obchodních transakcích používáme téměř každý den obchodní dopisy.Přemýšleli jste někdy o chvíli, než přemýšlet o definici obchodního dopisu? Tato všudypřítomná forma komunikace má spoustu vlastností, které používáme každý den, ale často nevíme o jejich konkrétních konvencích.
Tipy
-
Obchodní dopisy jsou formální a používají se v obchodní korespondenci.
Definice obchodního dopisu
Obchodní dopis je jedním z mnoha typů dopisů. Je to prostě zvláštní druh formálního dopisu, který používají odesílatelé a přijímače, aby si navzájem korespondovali s obchodními transakcemi, které nemusí být schopny účinně provést ústně. Obchodní dopisy mohou být použity pro komunikaci mezi podniky, mezi podniky a klienty a mezi klienty a podniky. Existují některé důležité prvky, které tvoří společný obchodní dopis formátu. Když je uvedeno v dopise, toto je to, co ho skutečně kvalifikuje jako obchodní dopis.
Datum a adresa odesílatele
Každé obchodní dopis má jedinečnou kvalitu, že prvním řádkem dopisu je datum. Označuje datum, kdy byl dopis napsán nebo kdy byl dopis dokončen. Není to samozřejmě datum přijetí dopisu příjemcem. Téměř pod datem dopisu byste měli zahrnout adresu odesílatele. Do této části byste neměli zahrnout jméno odesílatele. Tam bude místo pro to později. Někdy při vytištění dopisu na oficiálním hlavičkovém papíře pro vaši firmu bude vaše adresa již zahrnutá do hlavičkového papíru. V takovém případě byste neměli adresu odesílatele zahrnout do data. To by bylo nadbytečné.
Adresa Příjemce
Dále přichází adresa příjemce. Pokud znáte jméno příjemce, měli byste do jeho adresy zahrnout jméno této osoby. Měli byste také zahrnout správný název pro tuto osobu, jako paní, paní, pan, doktor a tak dále. Jak píšete adresu příjemce, měli byste zahrnout svou zemi. To je zvláště důležité pro mezinárodní obchodní dopisy. Nezapomeňte použít celé jméno země, a ne jen první písmeno. Pokud neznáte jméno příjemce, můžete se obrátit na osobu podle jeho pozice ve společnosti, ve které pracuje, například "generální ředitel", "ředitel" a tak dále. Je to vždycky bezpečnější sázka než dělat předpoklady o jeho jménu nebo titulu, když ho neznáte příliš dobře.
Pozdrav dopisu
Po přijetí adresy příjemce přijme dopis. Samozřejmě, měli byste zůstat v souladu s názvem, který jste použili pro příjemce na adrese příjemce. Může existovat trochu konfliktu o tom, jaký druh pozdravu použít, když znáte jméno osoby. Máte odkaz na osobu jako "pane" nebo "madam", nebo se odkazujete na osobu podle jména? Nejlepší je zacházet se situací, jak byste se s ní chovali v reálném životě. Není pravděpodobné, že byste byli založeni na jméno s někým, koho osobně nevíte. Takže pokud osobně znáte příjemce a obvykle se na něj odvoláváte svým křestním jménem, pak je dobré použít jeho křestní jméno. V opačném případě je nejlepší označit ji za "madam". Pokud také neznáte pohlaví osoby, měli byste použít slovo "komu se to může týkat" jako pozdrav.
Tělo a závěr dopisu
Tělo by mělo být napsáno formálním způsobem. Vaše řádky by měly být odděleny, s výjimkou případů, kdy mezi odstavce vložíte dvojité místo. Poslední odstavec by měl být stručným shrnutím toho, co bylo uvedeno v dopise.
Chcete-li zavřít dopis, měli byste používat fráze jako "nejlepší pozdrav" nebo "děkuji" s čárkou. Po uzavření by měly být čtyři řádky, po němž napíšete jméno odesílatele. Tento prostor je místo, kde si svůj podpis položíte, jakmile vytisknete dopis.
