To může být matoucí, když víte, jaké dokumenty potřebujete k dispozici, když provozujete malý podnik. Jeden z těchto dokumentů - formulář W-9 - Žádost o identifikační číslo daňového poplatníka a certifikaci - uvádí důležité informace, které potřebujete pro vás a pro službu interních výnosů pro podniky, nezávislé dodavatele a ty, kterým provádíte jakoukoli platbu, včetně zaměstnanců a prodejců během daňového roku.
W-9 Účel
IRS doporučuje, abyste požadovali, aby všichni prodejci odeslali W-9, pokud máte v úmyslu uskutečnit platby ve výši 600 nebo více USD, jestliže jsou to jednotlivci nebo nezávislí dodavatelé, majetek nebo součást tuzemské společnosti, partnerské společnosti, společnosti, společnostmi nebo organizacemi založenými v právních předpisech Spojených států amerických. Záměrem W-9 je uvedení právního názvu a adresy prodejce a přesného identifikačního čísla daňového poplatníka pro účely vykazování na konci roku na formuláři 1099. Daňové informace o dokladu by mohly mít podobu identifikačního čísla zaměstnavatele, daňového identifikačního čísla rezidenta cizince nebo dokonce čísla sociálního pojištění. Dokument musí být datován a podepsán osobou uvedenou v seznamu nebo zástupcem právnické osoby, pokud jde o společnost.
Oznámení IRS
Po odeslání dokumentů Form-1099, které uvádějí platby uskutečněné dodavatelům a ostatním v průběhu roku, na základě shromážděných informací W-9 vám IRS zašle oznámení, pokud informace na 1099 nesouhlasí jeho záznamy. Budete muset požádat o druhý W-9 od těch dodavatelů, jejichž informace jsou nesprávné. Služba IRS vyžaduje, aby jste uchovávali záznamy W-9 pro každého, komu jste zaplatili více než 600 dolarů v daňovém roce jako součást standardních postupů uchovávání záznamů, obecně až sedm let. Učiňte si praxi, abyste od prodejců pravidelně žádali aktualizované modely W-9, aby byla zajištěna přesnost, nebo alespoň pokaždé, když vláda aktualizuje nebo změní formulář.
