Zpracování mzdových plateb je vícedimenzionální úkol, který musí zaměstnavatel vykonat. Zaměstnavatel musí dodržovat standardy platů a hodinových hodin ministerstva práce USA a předpisy týkající se daně z příjmů a odměňování ministerstva vnitra. Dále musí splňovat státní mzdové požadavky. Kontrolní seznam zpracování mzdy pomáhá zajistit shodu.
Zpracování mezd
Kontrolní seznam by měl zahrnovat úkoly zpracování mzdy za každé platební období. To zahrnuje všechny kroky nezbytné pro zpracování mzdy od začátku do konce. Pokud existuje několik platebních období, např. Dvakrát týdně a půlročně, připravte oddělený kontrolní seznam pro každý platební cyklus, abyste předešli nejasnostem. Např. Pokud jsou všichni hodinové pracovníci placeni dvakrát týdně a všichni zaměstnanci jsou placeni půlměsíčně, budou potřebné oddělené kontrolní seznamy, protože obě platové skupiny jsou zpracovávány odlišně.
Kontrolní seznam zpracování mzdy může obsahovat kroky k potvrzení předložení časové karty, výpočtu časové karty a zadání mzdových hodin do systému. Mělo by zahrnovat krok, kterým by bylo zajištěno, že placené pracovníky dostanou pravidelnou odměnu za dobu placení. Kromě toho by mělo zahrnovat změny údajů o mzdách zaměstnanců, jako jsou změny adres a odpočtů, úpravy plateb, jako jsou zvýšení platů a zrušení, a nové postupy pro pronájem a ukončení. Může také zahrnovat zpracování doplňkové mzdy, jako je přesčas, odstupné, prémie a provize.
Zpracování slev
Odpočty mzdy zahrnují zákonné / nedobrovolné odpočty. To znamená, že odpočet je právně závazný. Zákonné srážky zahrnují federální daň z příjmů, daň z oblasti sociálního zabezpečení a daň z Medicare a ve většině případů státní daň z příjmů. Zaměstnavatel je zodpovědný za zadržení těchto daní z odměňování zaměstnanců. Dále je zodpovědná za svou část daní ze mzdy. Kontrolní seznam by měl obsahovat požadované zákonné odpočty. Zákonné srážky také zahrnují odškodnění za mzdy a příkazy k zadržení dítěti. Zahrňte je do seznamu, pokud je to možné.
Dobrovolné srážky jsou ty, které společnost nabízí, jako jsou dávky v důchodovém a zdravotním pojištění, životní a invalidní pojištění, dobročinné příspěvky, parkovací poplatky, odvodové poplatky a splácení úvěrů. Kontrolní seznam nemusí uvádět každý typ dobrovolného odpočtu, ale měl by zahrnovat i kontrolu dobrovolných odpočtů. Jakmile se mzdový zástupce seznámí s výplatní pákou, je snadné vědět, které odpočty ovlivňují zaměstnance.
Generování plateb
Kontrolní seznam by měl obsahovat kroky pro tisk plateb a placení peněz a generování souboru přímého vkladu. Zahrnout krok pro tisk sestavy předběžného zpracování, který umožňuje zástupci mzdového agendy zkontrolovat - a případně upravit - výplatní list před tiskem výplaty a před vytvořením souboru přímých vkladů. Navíc, pokud by výplaty byly předány konkrétní osobě po zpracování výplatní listiny, uveďte to na kontrolním seznamu.
Následné zpracování
Jakmile je mzdový list zpracován, musí být podána příslušná data, aby se zajistila shoda s vedením záznamů. Kontrolní seznam by měl obsahovat různé zprávy o mzdách, které musí být podány. Kromě toho by měla obsahovat potřebné zprávy pro související oddělení, například účetnictví nebo finance a lidské zdroje. Je-li vyžadována další interakce s těmito nebo jinými odděleními, zahrňte je do seznamu. Například pokud externí daňová společnost zpracovává záležitosti daně ze mzdy společnosti, kontrolní seznam by měl obsahovat způsob předání souborů daňových poplatků daňové společnosti.
