Zpracování mezd je podrobný úkol, který vyžaduje pevné matematické dovednosti a dovednosti pro řešení problémů. Zaměstnavatel nebo mzdový personál musí zajistit, aby výplaty všech zaměstnanců byly přesné a včasné. V mnoha případech musí spolupracovat s manažery a nadřízenými, aby zajistily, že všichni v rámci společnosti chápou postupy zpracování mzdy. Pro efektivní plnění svých úkolů mzdový personál by měl navrhnout zjednodušený mzdový systém, který zahrnuje dokumentaci kritických mzdových informací.
Dokumentace mzdových postupů
Postupy času a času karty dokumentů. Mnoho společností s hodinovým zaměstnancem vyžaduje, aby udeřili čas; jiní vyžadují, aby dokončili časovou kartu. Zaměstnanci placených hodinových hodin jsou založeni na hodině zobrazeném na jejich časových kartách; proto musí být veškeré změny času nebo času, které se provádějí, předány všem zaměstnancům písemně. Můžete buď poslat poznámku manažerům / školitelům, nebo jim můžete předat tištěnou verzi změn. Manažeři / supervizoři jsou zodpovědní za převedení všech potřebných změn do svých zaměstnanců.
Vytiskněte kalendář měsíčních platů. Před koncem každého roku pečlivě zkontrolujte data následujícího roku, abyste zjistili, kdy budou zpracovány mzdy. Poznamenejte si svátky, státní svátky a další svátky společnosti. Použijte různé barvy, chcete-li zvýraznit data odesílání změn časových a platebních karet a skutečné data placení. Profesionální tiskárna vám může pomoci s tiskem těchto kalendářů. Rozdělte kalendář mzdových účtů všem manažerům / supervizorům.
Uchovávejte standardní brožurku pro zpracování mzdových výdajů. Brožura by měla zahrnovat všechny kroky zpracování mzdy. Například, pokud má společnost dvoutýdenní plán výplaty, formulujte brožuru tak, aby uvedla přesně, jakým způsobem zpracovává dvoutýdenní výplatní list od počátku výplatního období až do konce. Tento krok je zvláště účinný při školení nových mzdových zaměstnanců.
Zahrňte proces vyúčtování a kontroly zpracování do brožury o zpracování výplatních listů. Po vytištění výplatních výnosů nebo při přenosu souboru přímého vkladu do banky došlo k dokončení mzdového procesu. Dokumentujte tyto kroky, jako je například tisk a podávání výplatních listů a daňových zpráv, a jména osob, kterým předáte výplaty. Vzhledem k tomu, že se informace mění s časem, aktualizujte brožuru a zajistěte, aby každý v oddělení mzdových prostředků získal kopii.
Zajistěte, aby každý člen personálu mzdy pochopil jejich roli. Dokumentujte a dejte jim kopii svých specifických pracovních povinností, aby zajistily, že během zpracování mzdy si jsou vědomi svých povinností.
