Projektový manažer pravidelně jedná s členy interních projektových týmů, aby diskutovali o svých současných projektech. Navíc může projektový manažer usnadnit setkání se zúčastněnými stranami projektu, výkonným vedením a klienty, aby zahájili projekt a mohou uspořádat průběžné schůzky s cílem poskytovat aktualizace svých projektů a odpovědět na otázky týkající se časových řad a rozpočtů. Příprava na každé zasedání projektu je klíčem k tomu, abyste využili jak čas, tak čas účastníků schůze.
Pozvěte příslušné osoby na schůzku projektu. Určete cíle, které musíte splnit na setkání na základě pozvaných. Pokud se setkáte s členy projektového týmu, můžete nastavit cíle získání aktualizací stavu, vyřešení vnitřních problémů a sdílení informací o projektu mezi členy týmu. Pokud se setkáte s partnery, vedoucími pracovníky a klienty projektu, je vaším cílem poskytnout obecné aktualizace milníků a odpovědět na otázky.
Vyžádejte si téma od agendy několik dní před zasedáním. Spíše než vyhýbat překvapivé křivce míčů na setkání, požádejte o otázky a témata diskuse od těch, kteří jsou připojeni k projektu. To vám umožní připravit a pozvat další, kteří vás mohou na schůzce podpořit. Předvídat, co pozvaní budou chtít slyšet a diskutovat o projektu. Například, pokud víte, že klienti chtějí diskutovat o marketingových materiálech, obraťte se na oddělení komunikace a zvete zástupce na schůzku.
Vytvořte formální schůzku pro schůzky projektů. Seznamte se s informacemi o schůzce, jako je název schůzky, datum, čas, umístění a číslo konferenčního hovoru v horní části stránky. Seznamte témata tématu, jako je stav milníků projektu; stav funkčních oblastí podnikání, jako jsou IT, marketing, právní a další příslušné oddělení; rozpočet projektu; Další kroky; a všechny témata navržená ostatními.
Odesílejte všem pozvaným elektronickou schůzku a pořad jednání. Zahrnout plán projektu nebo stavovou zprávu, která doprovází vaši diskusi o stavu a časové ose. Co nejdříve pošlete pozvánku a pokračujte v agendě a přílohách nejméně jeden až dva dny před zasedáním. To umožní vašim pozvaným osobám přezkoumat dokumenty a připravit je předem.
Zkontrolujte schůzku v oblasti logistiky, např. Rezervace konferenčních místností a nastavení místnosti několik dní před zahájením schůzky. Otestujte své číslo konferenčního hovoru a přihlašovací schůzky webových schůzek, aby se zajistilo, že fungují a jsou snadno přístupné. Vzhledem k tomu, že účastníci pravděpodobně pracují na několika úkolech, nechcete ztrácet čas někoho s chybnými telefonními čísly a webovými odkazy.
