Silný a zdravý obchodní vztah může začít s formálním dopisem. To platí zejména při práci s mezinárodními dovozci a vývozci. Nemusíte mít možnost se s nimi setkat tváří v tvář, takže profesionální dopis může být nejlepší náhradou. Psaní tohoto dopisu vyžaduje pečlivost a pozornost.
Formátujte svůj dopis profesionálně s logem společnosti, kontaktními informacemi a osobními údaji umístěnými v horní části stránky. Zahrajte také obchodní kontaktní údaje dovozce a řádné pozdravy. Text by měl být zarovnán doleva bez odsazení pro odstavce a s jednoduchým řádkováním.
Přiložte pozornost dovozce v prvním odstavci zvýrazněním klíčového prodejního místa. Zdůrazněte rozdíly, které činí vaše výrobky nejlepší na trhu. Můžete mít nejnižší cenu, nejlepší vlastnosti nebo nejrychlejší čas odběru od objednávky až po dodání. Nemusíte přehánět, ale nezapomeňte prominout výhody vaší firmy.
Poskytněte více informací o vaší firmě a jejích poznatcích v druhém odstavci. Vysvětlete, jak dlouho jste v podnikání a kde se nacházíte. Popište přesně, co vyrábíte a v jakém objemu. Vysvětlete také, kdo jsou vaši současní zákazníci, a uveďte je k dispozici jako odkaz.
Poskytněte další informace o funkcích vašich produktů. To je zvláště důležité pro technické produkty, jako je počítačový hardware, síťové vybavení nebo farmaceutické výrobky. Dovozce bude chtít vědět tolik specifik, jak je to možné. Můžete dokonce obsahovat diagramy nebo modely na samostatném přílohě.
Přesvědčte čtenáře, že s vaší firmou je nejlepší pracovat a že můžete doručit slib. Uveďte platební podmínky, čas obratu, logistické informace a ceny. Nechte dopis otevřený pro vyjednávání a následné kroky. Zavřete poznámku s milým odhlášením.
