Jednotlivci a podniky mají různé možnosti, pokud jde o archivaci zařízení. Některé možnosti nabízejí vysokou úroveň zabezpečení, zatímco jiné mohou mít vysokou hustotu souborů. Množství místa, které máte, citlivost souborů a vaše preference fyzických nebo elektronických záznamů ovlivňují váš výběr archivačních zařízení.
Zařízení pro fyzické archivaci
Skládací skříně
The skříňka je kancelářská sponka. Čtyři zásuvky umožňující boční uložení souborů jsou standardní. Podle společnosti Smead, společnosti pro správu dokumentů, jsou archivační skříně přínosné, pokud potřebujete uchovat záznamy v bezpečí. Protože tyto skříňky mohou být zamčené, může společnost omezit přístup k citlivým souborům zatímco stále umožňuje zaměstnancům a návštěvníkům vstup do místnosti.
Ze všech možných možností fyzického archivace skříně bývají skříně Nejdražší a mají co nejvíce omezené kapacity. Smead poznamenává, že čtyři zásuvkové schránky, které zaberou plochu pro ukládání dat o šířce 6 stop, mohou obsahovat přibližně 8,448 složek.
Otevřený regál
Alternativou k archivním kartám je otevřené regály. Jednotky jsou podobné otevřeným knihovnám a jsou speciálně navrženy pro výšku a šířku složek. Návrh umožňuje uživatelům snadný přístup k souborům a může být buď stacionární nebo být mobilní, pohybliví pokud jsou na spodní straně připevněny válečky.
Otevřené regály šetří místo a peníze. Smead poznamenává, že zařízení pro archivaci polí je obvykle třikrát méně nákladné než kartotéky. Ve srovnání s kartotékou se čtyřmi zásuvkami má sedmvrstvý otevřený regál 80 procent více kapacity. Mobilní regály lze umístit do vyšší hustoty a nabízejí o 405 procent více kapacity než skříně.
Tipy
-
Kromě archivačního zařízení budete potřebovat také spotřebního materiálu jako jsou složky souborů, štítky a karty koncových bodů pro správnou funkci fyzického systému.
Zařízení pro digitální archivaci
Externí zařízení
Pro ukládání souborů je vhodné použít interní pevný disk počítače, ale riskujete ztrátu informací, pokud je pevný disk poškozen nebo fyzicky poškozen. Aby bylo možné zmírnit toto riziko, mohou uživatelé chtít zálohovat data do externího zařízení. PC World doporučuje zálohovat kritické soubory na externí pevný disk a pomocí a Flash disk pro přenos souborů podle potřeby.
Tipy
-
Uživatelé mohou také zálohovat data do služby založené na cloudových aplikacích, jako je například Disk Google nebo Dropbox, což nevyžaduje žádné další vybavení.
Servery
Podniky, které chtějí mít více stran k přístupu ke stejným datům, mohou chtít investovat do serveru. Servery fungují jako centrální úložiště pro mnoho souborů uživatelů. PC World konstatuje, že podniky mohou hostit víceúčelové aplikace - jako jsou databáze a systémy pro plánování podnikových zdrojů - na serveru. To usnadňuje velkému počtu osob mít přístup do stejných souborů. Data serveru lze zálohovat na externí zařízení nebo cloud pro další zabezpečení.
Fyzické servery vypadají podobně jako high-end PC. Alternativně si mohou podniky vybrat a cloud hostingové služby - Služby Amazon Web Services, Windows Azure a Rackspace Cloud Services jsou všechny možnosti - což nevyžaduje fyzický server.
