Žádost o nabídku nebo žádost o návrh nebo RFP je dokument, který podnik nebo organizace předkládá dodavatelům. Například stavební firma může potřebovat tesaře nebo nemocnice může potřebovat web designer k vytvoření webu. RFP jsou obecně formální dokumenty s pokyny pro prodejce. Zahrnují podrobnosti o firmě, která podává žádost, specifikaci podnikatelského projektu, procesu prosazování pro prodejce, výběrovém procesu pro výběr dodavatele nebo dodavatelů, procesu uzavírání smluv a komunikačního procesu během žádosti.
Zhromažďujte všechny své informace předem. Využijte své finanční výkazy, rozpočty, smlouvy, dohody a další relevantní dokumenty, které se týkají projektu. To usnadní psaní vaší RFP.
Napište přehled nebo úvod, někdy nazvaný "shrnutí". Tato část uvádí podnik nebo organizaci, která podává žádost a její místo ve svém oboru. Shrnutí také prezentuje v nejvýznamnějším světle projekt nebo podnikatelskou potřebu, o kterou se žádají.
Specifikujte jasně specifikace, podle kterých budou dodavatelé reagovat. Definujte povahu a rozsah vašeho projektu, vaše potřeby, očekávaný výsledek a další důležité informace. Buď konkrétní; existuje značný rozdíl mezi potřebou webových stránek navržených a potřebných pro vytvoření, aktualizaci a pravidelné spravování webových stránek.
Zřetelně uveďte pokyny, jakým způsobem bude komunikační proces řešen během procesu vyzvánění. Pokud chcete, aby prodejci kontaktovali jednu osobu ve vaší organizaci, učiňte to jasně. Pokud bude pro dodavatele prezentace prezentace, uveďte všechny podrobnosti. Pokud nechcete, aby prodejci během vašeho procesu vůbec kontaktovali, dejte si to definitivně. Určete, jak budou obdrženy nabídky, zda musí být uzavřeny a jaký je termín.
Vysvětlete, že RFP není smlouva a že odpověď na ni nezaručuje výběr. Ujistěte se, že obsahují informace, které budou činit odpověď dodavatele za cenu dodavatele. Uveďte podrobnosti o rozpočtu, smlouvě, způsobu platby a hodnocení práce, zatímco projekt je aktivní.
Zahrňte veškeré zákonné, autorské, pojistné a etické zásady, které by měli dodavatelé zvážit. To zahrnuje, ale není omezeno na dohody o zachování důvěrnosti, požadavky na dodavatele menšin, místní předpisy, bezpečnostní aspekty a obchodní praktiky.
Určete různé pokyny pro formátování odpovědí. Informujte prodejce o tom, jak chcete vidět jejich čísla nabídek, jaké informace by měly obsahovat s jejich návrhy, jako jsou kopie pojistných informací nebo obchodních licencí.
Zahrnout předpokládaný závěr týkající se výběrového řízení. Nechte prodejce vědět, zda budou nebo nebudou informováni, pokud nedostanou práci, stejně jako co očekávat, pokud budou vybráni pro danou práci.
