Účinné oddělení služeb zákazníkům je schopné rychle vyřešit problémy zákazníků a vytvořit vysokou úroveň spokojenosti. Součástí toho, co činí oddělení zákaznického servisu efektivní, je implementace dobrých postupů a procesů služeb zákazníkům. Vytvořte rozumné postupy a rozvíjejte tréninkový program, který pomáhá vašim společníkům učit se používat tyto techniky a přizpůsobit se potřebám zákazníků.
Sběr dat
Pokud je vaše oddělení služeb zákazníkům obeznámeno s každým klientem, pak může vytvořit řešení problémů, které jsou přizpůsobeny potřebám zákazníků. Aby pomohli spolupracovníkům zákaznických služeb zůstat důkladně obeznámeni s obchodními potřebami vašich klientů, musíte mít systém řízení zákazníků, který umožňuje zástupcům zadávat údaje o klientovi. Při správném používání systému správy zákaznických dat jsou data zadávána vždy, když klient zavolá do databáze přístupné každému zákazníkovi. Když tento klient znovu zavolá, data budou k dispozici a profesionální zákaznický servis vytvoří pro klienta personalizované zážitky.
Pokyny
Spolupracovník pro zákaznické služby je jen tak efektivní, jak jí to umožňují pokyny společnosti. To znamená, že každá zákaznická služba profesionální ve vaší organizaci by měla být pravidelně vyškolena o tom, jaké typy služeb jsou oprávněny nabídnout zákazníkům, jaké instance by vyžadovaly zapojení managementu a nejlepší způsoby využití počítačového systému k udržení uchovávání klientů. Průběžné školení udržuje spolupracovníky zákaznických služeb aktuální o všech změnách firemních zásad, které mohou sloužit klientovi, a osvěží společníky v základních firemních postupech.
Zákaznická zkušenost
Dobrý zákaznický servis uznává, že zkušenosti zákazníka jsou stejně důležité jako výsledky, které nabízí zástupce zákaznického servisu. Ujistěte se, že existuje systém, který okamžitě zodpoví zákaznické hovory. Zákazníci by neměli být pozdrženi déle než 60 sekund a profesionální zákaznický servis by se měl vždy omluvit za to, že zákazníka pozastaví. Profesionální zákaznický servis by měl být schopen okamžitě rozpoznat, jestli může zákazníkovi pomoci, nebo je-li třeba, aby byl zákazník převeden na správce nebo jiné oddělení. Při přemísťování zákazníka by servisní pracovník měl zůstat na hovoru, dokud nebude zákazník připojen k někomu jinému.
Zlepšení
Zákaznický servis je dynamické oddělení, kde je třeba vždy zkoumat vylepšení nástrojů dostupných pro přidružené společnosti, procesy spojují použití a interakce mezi zákaznickým servisem a dalšími odděleními. Zákazníci poskytující služby zákazníkům získají od zákazníků cenné informace po celý den o vylepšení produktů, otázkách balení a marketingových doporučeních. Měl by být zaveden postup, který umožní zástupcům zákaznických služeb sdílet vstupy zákazníků s příslušnými odděleními v rámci společnosti.
