Společnosti mají dva hlavní obchodní cykly: cyklus příjmů a výdajový cyklus. Splatné plné cyklické účty jsou součástí většího nákupního a výdajového cyklu. Skládá se z úplná škála potřebných účetních činností potřebných k dokončení nákupu po zadání objednávky a přijetí produktu nebo služby. Celý cyklus splatných účtů zahrnuje odpovídající dokumenty, schvalování faktur, vystavování šeků a zaznamenávání plateb.
Tipy
-
Splatné plné cyklické účty mohou odkazovat buď na celý proces přijímání, ověřování a zaplacení faktury, nebo na pracovní místo, které nese odpovědnost za celý proces.
Cyklus účtování
Ve zprávách splatných v účtech jsou zahrnuty tři hlavní dokumenty: nákupní objednávka, zpráva o přijetí a faktura dodavatele.
- Když je společnost připravena k nákupu, oddělení nákupu pošle a nákupní objednávka dodavateli. Tento dokument obsahuje podrobnosti o požadovaném zboží, ceně a množství. Nákupní objednávka spouští dodavatele k odeslání zboží.
- Jakmile společnost přijme zboží, přijímající oddělení dokončí a příjem zprávy. Tato zpráva dokumentuje přesné zboží obsažené v zásilce. Pokud zásilka obsahuje poškozené položky, zaměstnanec jej zaznamená do zprávy.
- Prodejce pošle a prodejní faktury žádost o platbu za poskytnuté zboží nebo služby. Tento dokument se zasílá na splatné účty a spouští proces platby.
Postupy zaúčtování účtů
Spravuje se dobře vedená účetní společnost pečlivě definovaných postupů k vedení procesu splatnosti účtů, aby se předešlo chybám a zjistila, kdy k nim dojde. Stejné postupy mohou také odradit a odhalit úmyslné padělání a poskytnout auditovací stopu pro pozdější použití v případě, že nesrovnalost by měla projít nedetekovatelnou. Tyto postupy se liší mezi společnostmi a odděleními, ale obecně se podobají podobě:
- Po obdržení faktury dodavatele provádí tým, který platí účet, a třísměrná shoda porovnáním údajů o objednávce s údaji v přijímajícím protokolu a fakturou dodavatele, aby se zajistila konzistentnost informací.
- V případě, že splatné účty mohou ověřit, že zboží na faktuře dodavatele bylo objednáno a přijato společností, faktura je schválena pro zpracování plateb. To se provádí prostřednictvím poukázky, podpisu nebo razítka.
- Pokud existují nesrovnalosti - pokud přijaté množství neodpovídá objednanému a fakturovanému množství, například, nebo pokud produkt není správně objednaný - pohledávky se pokusí vysledovat zdroj emise podle podle potřeby s přijímajícím oddělením, prodejcem nebo koncovým uživatelem, který objednávku zadal.
- Ve velkých společnostech je skutečná platba zpracována ministerstvem financí. Nicméně, splatné účty odpovídá za vydání plateb ve většině malých společností. Po zaplacení faktury zaúčtované platby odešlou dokumentovanou dokumentaci společně s šekem podepsanou společností.
- Po schválení a podepsání šeku podepíše poštou účty a označuje fakturu jako zaplacenou v účetním systému.
Úplné účty zaúčtování účtů
Účetní popisy, které jsou splatné, jsou také často označovány jako "plný cyklus". To znamená, že zaměstnanci jsou povinni platit odpovědný za každou část platebního procesu, na rozdíl od specializace v jedné nebo více konkrétních oblastech. Potenciální odpovědnosti mohou zahrnovat třícestné shody, přezkoumání správ o výdajích za přesnost, používání platebních slev a vydávání plateb dodavatelům.
Když se tyto pozice inzerují, oddělení personálního oddělení nebo manažer odpovědný za pronájem se obvykle pokusí postavit otázky týkající se pohovorů, které přesně vyhodnotí znalost žadatele o celém procesu, a identifikovat jakékoliv slabé stránky nebo oblasti nezkušenosti.
