Když se firmy snaží uzavřít smlouvu, často vydávají žádost o nabídku kvalifikovaným osobám, firmám a dodavatelům, kteří jsou schopni vykonávat práci. Nezáleží na tom, zda vám danou práci udělíte, bude do značné míry záviset na tom, jaké kontakty máte u firmy, která vydala RFP, ale bude také záviset na tom, jak odpovíte na žádost. Odeslání návrhu v reakci na RFP je mnohem formálnější než zaslání e-mailové odpovědi na vyjádření zájmu a mělo by to být provedeno profesionálně. Pokud jste obdrželi RFP na projektu, který vás zajímá, postupujte podle následujících kroků a odpovězte správně.
Přečtěte si RFP a ujistěte se, že jasně rozumíte, co chce společnost. Pokud si nejste jisti některými body a potřebujete objasnění, zavolejte na telefonní číslo společnosti. Rozhovor s touto osobou je mnohem profesionálnější než předložení odpovědi, která nesprávně interpretuje žádost. Má také výhodu poskytnutí osobního úvodu, který vám pomůže, až přijde čas, aby společnost přezkoumala váš návrh.
Připravte si přehled o vaší reakci. Příspěvek RFP, který jste obdrželi, pravděpodobně vycházel ze specifického formátu, který se týkal toho, co společnost chce. Použijte to jako návod k vytvoření obrysu. Začněte vytvářením seznamu se všemi záhlavími oddílů. Pro každý z nich vytvořte seznam otázek, které je třeba odpovědět, a otázky, které je třeba řešit. Obdržení takového náčrtu, který vás provede procesem navrhování vašeho návrhu, vám ulehčí odpovědět na RFP jasným a stručným způsobem.
Sestavte tým, který návrh vypracuje. Někteří jednotlivci ve vaší organizaci mohou mít odborné znalosti v oblasti, kterou návrh řeší, zatímco jiní mohou mít specifický talent pro tvorbu písemných dokumentů. Sestavte malý tým, který se setká s podrobnými informacemi o požadovaném návrhu.
Napište návrh. Obsah se bude lišit od jedné RFP k další, ale existují některé pokyny, které je třeba mít na paměti. Zjistěte a zodpovězte všechny otázky, které RFP představuje, a řešte veškeré obavy společnosti. Nebojte se přijmout přístup založený na přidané hodnotě identifikací klíčových položek, které můžete nabídnout, ale jiné nemohou. Měli byste také jasně porozumět požadavkům RFP tím, že určíte specifické výstupy, které poskytnete jako součást projektu, spolu s plánovaným časovým rozvrhem pro každý z nich a rozdělením cen ve všech aspektech navrhovaného projektu.
Navrhněte další položky, které budou předloženy s vaším návrhem. Začněte tím, že napíšete stručné shrnutí, které poskytuje stručný přehled o všem, co říká návrh. Měli byste také napsat jedenstránkový dokument, který vysvětluje zaměření a odbornost vaší společnosti. Nahraďte to osobním životopisem, pokud jste jednotlivec spíše než společnost. Dokončete písemným krátkým průvodním dopisem, který vysvětluje, jak jste obdrželi RFP a máte zájem o projekt, a uveďte, že přiložený návrh je předložen k posouzení. Zahrnout kompletní kontaktní informace v motivačním dopisu i návrhu.
Předložte materiály společnosti, která vydala RFP. RFP pravděpodobně určila datum, kdy by měly být materiály vráceny. Ujistěte se, že předložíte všechny materiály před tímto datem. Je také dobrý nápad, abyste se s touto společností několik týdnů po tomto datu zeptali, zda můžete poskytnout další informace o této záležitosti.
Tipy
-
Společnosti zřídkakdy vybírají výběr pouze na základě návrhu; nicméně je obecně dobrou politikou vždy odpovědět na RFP a pokusit se o dobrou víru poskytnout co nejpodrobnější informace, co nejvíce profesionálně.
