Pečlivě vytvářet odpověď na obchodní e-mail - ať už od klienta, vyhlídky, šéfa nebo spolupracovníka - může mít velký vliv na zajištění požadované reakce a reakce.
Pochopte spisovatele
Pečlivě se podívejte, kdo napsal e-mail, protože to hraje roli v úroveň formality můžete reagovat. Například odborník na e-mailovou etiketu Lindsay Pollak navrhuje odpovědět na e-mail, který používá formální jazyk pomocí podobného formálního a zdvořilého jazyka. Pokud odesílatel používá neformální tón, použijte uvolněnější tón, ale nechte ho profesionální.
Určete výsledek
Zjistěte, co akce, kterou chcete čtenář vzít jakmile budete reagovat. Například pokud posíláte odpověď na vyhlídku, chcete ji koupit. Pokud však odešlete odpověď šéfovi, chcete, aby si myslela, že jste profesionální a schopní. Odpovědi na lidi o problémy se zákaznickými službami by měl mít za následek spokojený zákazník, který cítil, že jeho potřeby byly splněny.
Tipy
-
Počkejte, až se uklidníte, abyste odpověděli na kontroverzní e-mail.
Popište výsledek ve větě 1
Použijte první větu vaší odpovědi popište, co chcete dosáhnout, navrhuje Geoffrey James, příspěvkový redaktor společnosti Inc. Například pokud zákazník pošle e-mail se stížností, použijte svou první větu, abyste řekli, že chcete vyřešit problém, aby se zákazník cítil spokojený a spokojený s nákupem.
Vytvořte své body
Teď je čas vysvětlit, jak hodláte udělat první větu. Použití malé odstavce aby vaše body. James doporučuje použít důkazy k zálohování nápadů, které popsali ve své odpovědi. V závislosti na potřebném tématu a činnostech může být důkaz jednoduchý jako fakt či tak rozsáhlý jako poskytnutí více detailů specifických pro danou téma. Například, pokud se váš šéf zeptá, proč chcete mít schválený výdaj, poskytněte fakt nebo dvě informace o tom, jak schválení výdajů bude prospěšné pro oddělení nebo společnost obecně.
Poskytněte výzvu k akci
Použijte poslední větu zopakujte, co chcete čtenáři udělat dále. Tato věta by měla jít ruku v ruce s úvodním odstavcem. Abyste například udělali zákazníkovi radost, vysvětlete krok, který jste ochotni podniknout, abyste tento problém vyřešili.
Odhlásit se
Nakonec použijte sign-off slova, jako například "Nejlepší" nebo "Děkuji", takže příjemce ví, že dosáhl konce e-mailu, tvrdí spisovatelka Forbes, Susan Adamsová. Přidejte své jméno a do všech e-mailů zahrňte obchodní podpis. Podpis by měl obsahovat vaše celé jméno, název společnosti a kontaktní informace, včetně telefonního čísla a adresy webových stránek.
Tipy
-
Po korekci a kontrole pravopisu zkontrolujte e-mail předtím, než stisknete tlačítko "odeslat". V opačném případě mohou chyby způsobit, že vypadáte nedůvěřivě a neprofesionálně.
