Zaměstnanci na všech úrovních možná budou muset jako součást svých prací zapsat oznámení o oznámení (běžně nazývané jako poznámky). Psaní účinných poznámek se pozitivně odráží od osoby, která je napsala, neboť je to znamením dobré komunikační schopnosti. Oznámení oznamuje pozitivní a negativní zprávy zaměstnancům v celé organizaci. Oznámení o propagaci a otevírání pracovních míst jsou často přijímána vzrušujícím způsobem, zatímco změny v zásadách a oznamy o oříznutí mohou způsobit úzkost a stres. Vytváření solidní zprávy pomáhá přenášet zprávy jasně a pozitivně.
Identifikujte klíčové poselství, které se snažíte předat. Zvažte, zda budou zprávy přivítány nebo ne, a použijte tyto informace, abyste se rozhodli, jak nejlépe uspořádat doručenou zprávu. Negativní zprávy budou potřebovat více informací o tom, proč se něco děje, zatímco pozitivní zprávy se mohou zaměřit na zprávy, které se doručují, aniž by byly přidány podrobné informace o tom, proč se událost odehrála.
Zjistěte, jak jsou čtyři základní součásti poznámky. Nejlepších poznámek dodržujte přijímaný formát uznávaný v obchodním psaní. Přitom spisovatelé zůstávají v oznámeních neutrální a nevypadají nakloněně. Poznámky obsahují čtyři klíčové části: nadpis, otevření, tělo a závěr.
Vytvořte svou nadpis. Nadpisy obsahují čtyři hlavní části: od, data a předmětu. Pole "Do:" obsahuje seznam příjemců a jejich názvy pracovních pozic. Pole "Od:" obsahuje jméno a název osoby, ze které je poznámka. Pole "Datum:" je nejčastěji dnem, kdy je doručena poznámka, oproti datu, kdy byla vytvořena nebo vytvořena. Pole "Předmět:" informuje příjemce o účelu poznámky. Tato pole se podobají polím běžně používaným v e-mailových zprávách a měly by se zobrazovat následovně:
Do: Od: Datum: Předmět:
Napište otevírání poznámek. Úvodní bod se zaměřuje na účel komunikace. včetně všech základních informací potřebných k tomu, aby příjemci mohli pochopit oznámení.
Napište tělo poznámky. Tělo obsahuje všechny a všechny podrobné informace, které příjemci potřebují vědět. Propagace může obsahovat informace o novém zaměstnání a povinnostech zaměstnance, stejně jako o tom, kdy budou mít novou roli. Změny politiky by měly zahrnovat informace o tom, kdy nová politika vstoupí v platnost a jak bude mít dopad na zaměstnance.
Napište závěr poznámky. Dobrý závěr říká zaměstnancům, co potřebují k přípravě změn.
Udělejte si nějaký čas od poznámky a pak se k němu vrátit a upravte je s čerstvými očima. Dobře napsané poznámky neobsahují gramatické chyby a poskytují jasné zprávy.
