Vaše organizace právě vytvořila nový program a musíte o tom informovat své klienty. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je zaslat každému klientovi dopis, který ho informuje o programu. Chcete-li dostat pozornost klienta, musí váš dopis pracovat tak, aby si ho přečetl, a váš dopis musí být informativní, aby přesně pochopil, o čem je program. Dokonce i v případě, že program bude pro vašeho klienta přínosem, lidé mají tendenci se zdráhat, že si přečtou přímé zásilky, takže musíte najít správnou rovnováhu mezi informacemi a přesvědčováním.
Zadejte datum a přeskočte řádek. Pomocí funkce hromadné korespondence v programu pro zpracování textu můžete přidat názvy a adresy klientů nebo je vynechat, pokud upřednostňujete obecné písmeno.
Přeskočte další řádek a zadejte "Vážený pane / Ms (jméno klienta)" následovaný dvojtečkou nebo zadejte "Vážení zákazník" následovaný dvojtečkou pro obecný pozdrav. Mějte však na paměti, že lidé s větší pravděpodobností čtou zprávy, které jim jsou specificky adresovány, takže pokud můžete přidat jména a adresy klientů, měli byste tak učinit.
Začněte dopis s něčím, co upoutá pozornost klientů. Mohlo by se o ně zajímat relevantní fakta nebo statistika; například. "Věděli jste, že vaše děti mohou za náš nový program zajistit za 50 dolarů za měsíc?" Začátek s přímým přínosem, jako je tento, zaujme pozornost klientů a povzbudí je, aby si přečetli další informace.
Uveďte obecné podrobnosti o programu. Poskytněte dostatek informací, aby si zákazníci mohli učinit informované rozhodnutí, ale ne tolik, že je budete přemáhat jemným tiskem. Řekněte jim, kde mohou získat podrobnosti; například umístěte do svých webových stránek podrobnosti a uvítací paket spolu s programovou aplikací.
Informujte klienty, co mají dělat, pokud mají zájem. Zadejte telefonní číslo nebo webové stránky, kde se mohou zaregistrovat. Uveďte příslušné termíny, místa a lhůty, je-li to vhodné.
Zavřete dopis zadáním "Upřímně" a přeskočte tři řádky. Zadejte své jméno. Vytiskněte písmena na webu vaší organizace a do každého dopisu podepsat své jméno nad napsaným jménem. Pokud nemůžete každou kopii podepsat, vytvořte grafiku svého jména a vložte jej do dokumentu, takže při psaní písmen budou mít každý "podpis".
