Jako majitel malé firmy si chcete vytvořit produktivní pracovní prostředí, které podporuje kreativitu a inovace. Malý, přeplněný prostor se starým nábytkem a zastaralými počítači může ovlivnit morálku zaměstnanců a celkový výkon. Proto je důležité nastavit moderní kancelářský systém, který udržuje váš tým zaujatý a motivovaný. Mysli na to jako na investice do vašeho podnikání.
Tipy
-
Kancelářský systém je propojená síť zdrojů, která zajišťuje hladké pracovní prostředí.
Co je kancelářský systém?
Termín kancelářský systém má různé významy pro různé lidi. Obecně se jedná o různé součásti a prvky kanceláře, od počítačů a pracovních zařízení až po jejich fyzické uspořádání a atmosféru. Zahrnuje také způsob, jakým spolupracují zaměstnanci a celková kancelářská kultura.
Bez těchto prvků je kancelář jen místností nebo prázdným prostorem. Jsou to lidé a zařízení, které tento prostor změní v vizuálně atraktivní a produktivní prostředí, které se přizpůsobuje jejich vizi a cílům. Některé zdroje tvrdí, že produktivita je až do konce O 20 procent vyšší ve firmách s dobře navrženými kancelářskými prostory _. _ Zaměstnanci se musí cítit bezpečně a pohodlně na pracovišti a mají přístup ke kvalitnímu vybavení, aby mohli dosáhnout špičkového výkonu.
Fyzický pracovní prostor má přímý dopad na produktivitu a spokojenost vašeho týmu. Dobrá spokojenost zaměstnanců a výkonnost pracoviště jsou silně propojeny. Šťastní zaměstnanci budou cítit více motivovaní a budou pracovat lépe, aby pomohli organizaci růst a splnit své cíle. Výsledkem bude spokojenější zákazníci a služby vyšší kvality.
Zlepšení toku informací
Funkční kancelářský systém zajistí, že vaši zaměstnanci budou mít přístup ke znalostem, které potřebují, když je potřebují. Proto je nezbytné, abyste jim poskytli moderní počítačové systémy, software a zařízení, které pomáhají usnadňovat tok informací. Zvažte investování do nástrojů pro týmovou spolupráci, jako jsou Slack a Asana, systémy VoIP, kancelářský software, ethernet a software pro správu projektů.
Díky těmto zdrojům bude váš tým mít přístup k datům v reálném čase a bude moci komunikovat efektivněji. Zaměstnanci, kteří cestují nebo pracují na dálku, budou moci sdílet soubory na cestách, chatovat se svými kolegy přes web a rychle si vyměňovat informace. Některé nástroje, jako je software pro správu projektů, mohou zefektivnit časově náročné úkoly, zlepšit spolupráci a generovat přehledy s cennými informacemi o projektech, na kterých pracujete.
Zvažte přijetí správce Office
Jako vlastník firmy nemusíte mít čas nebo odborné znalosti potřebné k zajištění řádného fungování kancelářského systému. Raději se soustředíte na klíčové aspekty vašeho podnikání, jako je získání nových klientů nebo rozšíření svých činností. V takovém případě zvážíte přijetí manažera kanceláře. Bude se ujistit, že vaše kancelář běží hladce, organizuje rozložení, naplánuje schůzky a určí, jaký druh softwaru a dalšího vybavení vašeho týmu potřebuje.
Funkce správce kanceláře závisí na oboru a druhu podnikání. Ten, kdo pracuje pro advokátní kancelář, bude mít například různé odpovědnosti než jedna zaměstnance kreativní agentury nebo výzkumné společnosti. Administrátoři jsou obecně odpovědní za:
- Dokončení administrativních úkolů
- Dohled nad zaměstnanci
- Organizování akcí, setkání a konferencí
- Nákup podnikového softwaru, kancelářských potřeb a vybavení
- Správa kancelářských rozpočtů
- Zajištění dodržování zásad ochrany zdraví a bezpečnosti zaměstnanci
- Příprava zpráv
- Analýza spotřeby energie
- Uchovávání zásob na skladě
- Zachování stavu kanceláře
- Určení neefektivnosti a oblastí zlepšení
- Řešení konfliktů a přiřazení úkolů
Navíc mohou tito odborníci vysvětlovat kancelářským technologiím a manažerským postupům ve vašem týmu, poskytovat školení a provádět obecné IT úkoly. Některé mohou dokonce zpracovávat mzdy a účetnictví. Jejich primární úlohou je zajistit hladké fungování vaší kanceláře.
Vytvoření pozitivní kultury kanceláře
Vedle investic do kvalitního vybavení a dodržování zdravotních a bezpečnostních postupů je důležité vytvořit pozitivní kancelářskou kulturu. Vaši zaměstnanci jsou vaším nejcennějším majetkem, takže je potřeba poskytnout pracovní prostředí, ve kterém se jim věnuje čas. Kultura společnosti je klíčovým prvkem efektivního kancelářského systému.
Zaměřte se na vytváření prostředí, kde se lidé cítí angažovaní a motivováni. Udělejte si čas, abyste naslouchali tomu, co mají říkat, a pravidelně si vyžádejte zpětnou vazbu. Mohou přicházet s novými nápady a návrhy, jak snížit provozní náklady, přilákat více klientů nebo udělat věci lépe a rychleji. Povzbuzujte je, aby vyjádřili své názory a řekli, co potřebují k efektivnější práci.
Jednoduché věci, jako je poskytnutí volné kávy, přechod na ergonomické stoly a oslavování malých úspěchů dohromady, mohou jít dlouhou cestu směrem ke spokojenosti a produktivitě zaměstnanců. Organizace s angažovanými zaměstnanci ve skutečnosti hlásí a ohromující 202 procent vyšší výkon než ti, kteří je nemají. Dobře navržený systém kanceláří může být přesně to, co potřebujete k růstu vašeho podnikání a získat konkurenční výhodu.
