Jsou to dny, kdy účetní používali knihu knihy knih a ostré tužky pro záznam účetních položek. Počítačové účetnictví se v mnoha firmách stalo samozřejmostí, od firem Fortune 100 až po firmy s jediným člověkem.
Kvůli internetu a dostupnosti jak online, tak i desktopových systémů, náklady na účetní software klesly dolů a někteří prodejci dokonce nabízejí bezplatně omezené online účetní systémy. Zatímco tyto systémy mohou mít určitá omezení, jako např. Nedokáže sledovat inventář, zpravidla poskytují dostatek funkčnosti pro menší podniky nebo podniky založené na službách, jako jsou konzultace a další firmy související se službami.
Co je počítačový účetní systém?
Počítačový účetní systém se skládá ze softwaru určeného ke sledování všech účetních transakcí vaší společnosti s cílem generovat finanční výstupy pro měsíční zprávy, roční účetní výkazy, informace o daňovém přiznání a další sestavy sestav, které slouží k analýze provozu, efektivity a ziskovosti vaší společnosti.
Zatímco bezplatné softwarové systémy s nízkou cenou nenabízejí příliš přizpůsobivost vašemu konkrétnímu podnikání, velké společnosti často používají počítačový softwarový balík pro účetní systémy, který byl nainstalován na sálových počítačích společnosti a zpřístupněn několika uživatelům.
Tento typ rozsáhlého počítačového účetního softwaru často přichází s velkým stupněm přizpůsobitelnosti. Společnosti mohou mít software navržený tak, aby vyhovoval několika měnám, podnikatelským subjektům umístěným v různých částech světa a pobočkám společnosti, která prodává různé soubory produktů. Také může být přizpůsoben tak, aby vytvářel řadu finančních zpráv, které vypočítají klíčové ukazatele výkonnosti, které jsou specificky zaměřeny na průmyslové a provozní měřítka společnosti.
Kdo používá počítačové účetní systémy?
Zdá se, že právě někdo v podnikání může v těchto dnech používat počítačový účetní systém, protože je k dispozici řada dostupných řešení, která odpovídají potřebám prakticky jakékoliv velikosti a typu společnosti. Například velmi populární účetní software, Quickbooks, už mnoho let využívá řada firem od malých až po střední velikosti. Společnost nabízí jak online, tak i desktopové verze svého softwaru, a software přichází s decentním přizpůsobením za poměrně úspornou cenu.
Nastavení systému
Práce spojené s vytvořením počítačového softwarového systému pro účetnictví se liší v závislosti na velikosti a struktuře vašeho podnikání. Pokud například pracujete jako konzultant bez zaměstnanců, můžete začít okamžitě používat online účetní software, abyste mohli zaznamenat hodiny strávené na klienta, ukládat všechny informace o jménech a adresách svých klientů, vytvářet faktury a zaznamenávat platby od vašich klientů.
Pokud zákazníkům povolíte platit do 30 dnů, účetní software typu off-the-shelf má vestavěný účet pohledávek, který umožňuje zaznamenat transakce a pak zobrazit všechny splatné platby od zákazníků spolu s datem vy jste fakturu vystavili, abyste viděli věk nevyrovnaných faktur.
Pro společnost s mnohem složitějšími operacemi vám většina softwaru umožňuje sestavit účetní mapu s kódovými kódy a kategoriemi, které jsou jedinečné pro vaši společnost a typ podnikání. To může pomoci udržet data organizovaná při záznamu záznamů pro určité obchodní jednotky nebo oddělení, například. Také by vám umožnila generovat soubor finančních výkazů nebo přehledů, které by se podíval na ziskovost vaší společnosti podle jednotky nebo oddělení v závislosti na tom, jak jste svůj systém navrhli.
Hotovost versus akruální účetnictví v systému
Své účetní transakce můžete zaznamenávat buď v hotovosti, nebo v akruálním základě ve většině účetních software. Jednoduše řečeno, hlavní rozdíl mezi systémem hotovosti a akruálního účetnictví spočívá v existenci pohledávek a splatných účtů. Pokladní a akruální účetnictví se liší podle toho, jak zaznamenáváte načasování vašich peněžních příjmů z prodeje a vynaložených peněz na úhradu výdajů.
Když budete platit za věci nebo dostat zaplaceno v hotovosti, budou tržby a výdaje zaznamenány v reálném čase. Když používáte účtování s časovým rozlišením, zaznamenáváte tržby, když je vyděláváte a výdaje, když je vynaložíte, a to i v případě, že jste dosud neobdrželi tržby ani nezaplatili náklady. Například v systému účetnictví na akruální bázi byste každý měsíc učinili záznam, abyste získali peníze pro pojistnou smlouvu, kterou musíte zaplatit na konci roku. Tato položka byste zaznamenali na majetkový účet nazvaný předplacené pojištění. Zaznamenáváte transakci, jako kdyby peníze byly již vynaloženy snížením zůstatku hotovostního účtu vaší společnosti a odpovídajícím zvýšením zůstatku vašeho předplaceného pojistného účtu každý měsíc.
Jsou daňové úhrady hotovostní nebo akruální?
Dobré důvody pro používání účetního softwaru zahrnují funkce shromažďování a oznamování dat. Když nastane daňová doba, software vám mnohem jednodušší shromažďuje údaje o výdajích a příjmech, abyste mohli přesně a efektivně dokončit federální a státní daňové přiznání vaší společnosti.
Účetní údaje, které používáte k vyplnění vašeho daňového přiznání, mohou být buď hotově nebo akruálně, v závislosti na velikosti vaší společnosti a způsobu účtování, který jste zvolili k použití. IRS má určitá pravidla, která vám pomohou rozhodnout, zda se nejlépe hodí pro vaše podnikání hotovost nebo akruální účetnictví.
Například, pokud Vaše firma vydělá každoročně méně než 1 milion dolarů, můžete použít hotovostní metodu účtování. Pokud však máte inventář, IRS požaduje, aby jste vybírali účtování na základě časového rozlišení pro část vaší firmy. S několika výjimkami, pokud je vaší firmou společnost C, IRS vyžaduje, aby jste používali účetnictví na základě časového rozlišování, abyste podávali své daňové přiznání na akruální bázi.
Když vaše společnost podá své první daňové přiznání, vyberete buď hotovostní nebo akruální metodu. IRS vyžaduje, abyste si zvolili jakoukoli metodu, která vám poskytne nejucelenější a nejpřesnější přehled o příjmech a výdajích vaší společnosti. To také vyžaduje, abyste stejnou metodu používali od roku do roku. Jinak se stává velmi obtížné, pokud IRS potřebuje porovnat vaše aktuální údaje s historickými údaji. Pokud se rozhodnete změnit svou metodu účtování, musíte požádat o povolení pomocí formuláře IRS 3115.
Funkce systému
Počítačový účetní software může být holý, poskytuje základy účetnictví nebo můžete použít plnohodnotné softwarové řešení, které nabízí nejen vedení účetnictví, ale také správu zásob, sledování distribuce, výrobu a sledování průběhu práce, řízení vztahů se zákazníky, řízení času a projektů a další.
Vzhledem k pokračujícímu vývoji softwaru mohou účetní balíčky provádět více transakčních úkolů za každou cenu a uvolnit si další práci s přidanou hodnotou ve vaší firmě.
Vyplatí se přemýšlet nad tím, jak si představujete růst vašeho podnikání a ujistěte se, že váš účetní software je škálovatelný, což znamená, že může zahrnovat další účty, další obchodní jednotky a může zpracovávat větší počet inventarizačních jednotek nebo vázat na čárový kód třetí strany softwarový systém, mimo jiné. Pokud například provozujete maloobchodní prodejnu, můžete mít své transakce s pokladnami automaticky zaznamenány v účetním softwaru v závislosti na zvoleném systému pomocí skeneru čárových kódů a kódovaných značek produktů pro zadání informací do vašeho systému.
Prospekty účetního softwaru
Použití účetního softwaru nabízí vaší společnosti několik výhod. Za prvé a především, struktura a disciplína počítačového účetního systému zajišťují, aby vaše společnost mohla sestavit přesné účetní závěrky. To je obzvláště důležité, pokud vaše společnost potřebuje tyto informace poskytnout pro externí účely, jako je bankovní financování, nebo pokud potřebujete předložit svou účetní závěrku v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami (GAAP).
Účtovací software vám může ušetřit čas, zejména pokud chcete vytvořit rozpočet nebo prognózu. Stačí, abyste si vytvořili zprávu o historických datech a promluvte si s několika vylepšeními, abyste vytvořili rozpočet či prognózu pro příští rok.
Můžete také zefektivnit a zvýšit efektivitu vašeho celkového účetního procesu, zvláště pokud můžete vyškolení správní zaměstnanci, kteří vám pomohou s některými běžnějšími účetními úkoly, jako je například zapisování účtů do platebního systému.
Při vytváření firemních faktur automaticky přidává účetní software částky k zůstatku pohledávek společnosti. Všechny tyto funkce spolupracují ve stejném účetním softwaru snižují chyby a pomáhají vám zajistit, aby nedošlo k úniku transakcí přes trhliny.
Software Nevýhody
Existuje několik slabších stránek pro používání počítačových účetních systémů, ačkoli stále mají smysl, než udržet vaše knihy s papírem a tužkou. Jakmile pochopíte potenciální nevýhody, můžete podniknout kroky, abyste se ujistili, že se tyto problémy nestanou problémem ve vaší firmě. Účetní systémy mohou být pro zaměstnance složité a poněkud obtížné. Barevný účetní balíček může být správný, pokud vy nebo vaši zaměstnanci nemáte touhu nebo požadavek pochopit nuance a detaily účetnictví.
Pokud máte více založenou společnost nebo jednu se složitou strukturou, která zahrnuje inventář, nedokončenou práci, několik podnikatelských subjektů a transakce mezi společnostmi, například vaše společnost bude vyžadovat mnohem složitější účetní systém spolu s více vysoce vyškolenými zaměstnanci, kteří jej řídí.
Pro účetní systém můžete mít stávající náklady. Pokud si například vyberete online verzi Quickbooků, budete mít průběžný měsíční poplatek. Větší softwarové balíčky, zejména ty, které jsou instalovány na serveru vaší společnosti, často účtují za licence. Řekněme, že vaše firma má 10 lidí, kteří potřebují přístup k vašemu účetnímu systému. Poskytovatel softwaru vám může navíc kromě základních nákladů na nákup softwaru účtovat za každou licenci uživatele jednorázový, roční nebo měsíční poplatek.
Stejně jako u jakéhokoli softwaru pro jakýkoli účel, vývojáři neustále zdokonalují a aktualizují software tak, aby se mohl vyvíjet se změnami ve výpočtech nebo změnách v poli. Kvůli tomu očekávejte občasné prostoje, zejména pokud používáte software online a pravidelně provádíte zálohování dat důležitou součástí vašeho účetního systému.
Proveďte svůj výzkum při výběru správného počítačového účetního softwaru pro vaši společnost. Není to žádná zábava, když děláte veškerou práci s implementací softwaru a načtete data, ale po roce nebo dvou zjistíte, že zvolený software buď má příliš málo funkcí a nemůže se přizpůsobit vaší rostoucí firmě, nebo má příliš mnoho cizích funkcí což je komplikovanější než to musí být.
Zákaznický servis je dalším důležitým prvkem, takže si vyberte společnost, která vám může poskytnout podporu 24/7 a živou osobu, s níž se bude hovořit spíše než jen online znalostní báze. Mějte také na paměti, že pokud používáte účetní systém založený na cloudových počítačích, citlivé finanční informace by mohly být vystaveny hackerům na internetu, a proto podnikněte kroky k zabezpečení připojení k internetu a datům.
Aktualizace systému
Pokud jste založili svou firmu pomocí složitého účetního softwaru nebo dokonce ručního účetního systému, můžete se v určitém okamžiku rozhodnout pro upgrade vašeho počítačového účetnictví, aby vaše podnikání na další úroveň. Chcete-li přechod bezbolestný a nastavit svou firmu na úspěch v oblasti účetnictví, pomůže vám provést nějakou přípravu před provedením přechodu na nový účetní balík programů.
Začněte vyčištěním svých historických údajů, protože pokud máte účetní informace, které obsahují nesprávné vstupy nebo neúplné informace, budou tyto chyby přenášeny do nového systému a znesnadní vás, abyste měli ve svých účetních knihách integritu.
Přechod na nový systém na konci roku nebo přinejmenším na konci čtvrtletí, abyste mohli mít čistý konečný termín. To vám pomůže v budoucnosti, když se budete muset podívat na některé historické transakce. Poté se podívejme na účty účtů společnosti a zjistěte chyby a podle potřeby přidávejte nové účty. Zkontrolujte seznam vašich zákazníků, seznam dodavatelů, seznam zaměstnanců a všechny další seznamy obsažené ve vašem účetním softwaru, které mohou zahrnovat staré, nepoužívané účty nebo duplicitní položky.
Požádejte účetního, aby prověřil, zda je zůstatek na účtu skutečně přesný. Váš nový systém nemusí být schopen přizpůsobit detaily těchto transakcí, což znamená, že pokud převedete zůstatek účtu obsahující chyby, nebudete mít v novém systému žádné informace, které by vám pomohly vyřešit chyby nebo nepřesnosti. Nakonec kontaktujte svého účetního nebo CPA, abyste zjistili, zda může zkontrolovat nastavení vašeho systému, a doporučit změny, které by mohly zefektivnit nebo zvýšit efektivitu svého pracovního postupu.
