Vedení vašich nadřízených, vrstevníků a podřízených je dobře informováno. Zatímco spousta každodenních informací je vyměňována osobně, e-mailem nebo telefonicky, někdy je třeba napsat také kancelářskou poznámku, která si pamatuje diskuse a akce, které již proběhly (včetně hodnocení zaměstnanců) a / nebo dává všichni "hlava", pokud jde o blížící se změny. Zde je to, co potřebujete vědět, abyste shromáždili své myšlenky a napište účinnou poznámku.
Určete účel zápisu, který chcete napsat. Zkuste to shrnout do jedné krátké věty. Příklady: Orientace pro nové zaměstnance; Nové postupy při zpracování žádostí o cestování; Dovolená Potluck. Tato věta vytvoří řádek "Předmět" v horní části své poznámky přímo pod adresáty.
Určete jednotlivce, jimž má tato poznámka jít. Pokud je to jen pro pár lidí, poznámka je identifikuje podle jména, názvu a oddělení. Pokud však jde o velkou skupinu, budou identifikováni společným názvem. Příklady: všichni zaměstnanci; Divizní 4 manažeři; Pomocný personál kanceláře. Tyto informace budou umístěny v řádku "Komu" poznámky.
Identifikujte sebe a svůj název v řádku "Od". I kdyby vás všichni znali jako "Bob", měli byste se identifikovat jak svým příjmením, tak příjmením.
Postupujte podle pravidla "3" při sestavování obsahu poznámky; konkrétně řekněte svým čtenářům, co jim řeknete, řekněte jim, co to je, a dokončete opakováním toho, co jste jim právě pověděli. Například, možná vaše připomínka připomíná svým zaměstnancům, že rozptýlení prázdnin činí oblíbeným časem pro zloděje ukrást předměty, jako jsou peněženky a osobní předměty zanechané v očích. První odstavec jim doporučuje, aby byla opatrná. Druhý odstavec by poskytoval tipy ohledně zamykacích stolů a dveří a byl by více informován o návštěvnících. Třetí odstavec by doporučil kroky, které je třeba podniknout, pokud sledují podezřelé chování nebo jsou oběťmi krádeže kanceláří.
Použijte body odrážky pro poznámky, které poskytují procedurální obsah nebo jakýkoli typ kontrolního seznamu. Jsou mnohem jednodušší sledovat a pochopit, než je zapsat do vyprávěcího odstavce.
Dodržujte pravidlo 1-palcových okrajů na levé a pravé straně a na spodní straně stránky. Horní část stránky je pravděpodobně nějakou formu hlavičkového papíru nebo šablony, která sníží váš horní okraj o několik centimetrů. Pokud nemáte hlavičkový papír, můžete vytvořit hezky vypadající dokument tak, že vycentroujete slovo "MEMO" ve 2 nebo 3 centimetrech dolů od horní části stránky. "Na:", "Od:" a "Předmět:" by byly napsány na levé straně. Tělo poznámky je jednoúplné.
Použijte 12 pt. písmo, které bude pro příjemce snadné číst. Times New Roman a Courier jsou standardní; Bookman a Palatino jsou také přijatelné.
Důkladně otestujte svůj obsah před tiskem.
Zkopírujte tolik kopií, kolik potřebujete, a rozdělte je příjemcům.
Tipy
-
Kdykoli je to možné, pamatujte si na jednu stránku. Stejně jako všichni v kanceláři musí dělat, každá poznámka, která jde na více stran, bude pravděpodobně vyčleněna pro pozdější čtení a nakonec se dostane do spodní části zásobníku. Pokud je obsah naléhavé povahy, nebo pokud jde o nadcházející schůzku, musí si dát kalendáře, ujistěte se, že to vynikne v předmětu, aby vám to vaše čtenáři nezmeškali.
Varování
Pokud je obsah vaší poznámky záporný nebo napsaný v duchu rozrušujícího momentu, dejte ji stranou na několik hodin nebo do následujícího dne a přečtěte si jej znovu.
