Při správě projektu je spodní čára vědoma toho, co to znamená. "Deliverables" je pojmový pojem, který vždycky slyšíte v podnikání, a bylo by snadné si myslet, že jde o fyzické produkty, které člověk přijímá, ale je mnohem širší než to.
Co jsou výstupy?
V podstatě jsou výstupy projektu výstupem. Existuje však několik druhů výstupů: interní a externí výstupy a výstupy projektů a procesů.
Externí dodávky jsou služby nebo produkty, které zákazník nebo zákazník zaujal, aby společnost poskytla. Je to něco, co vaše firma vytváří k prodeji, aby generovala příjem pro společnost.
Interní výstupy jsou úkoly a práce dokončené v rámci společnosti, která není řízena zákazníkem, ale požadavek na úspěšné fungování podniku. Podání daní, provádění papírování a vedení účtů jsou považovány za interní. Interní dodávky nikdy nepřekročí stůl klienta, ale mohou být vytvořeny pro úřady, jako je IRS nebo licenční orgány. Jsou stále v (interní) vaší společnosti, nebo jsou potřebné pro chod Vaší společnosti.
Projektové výstupy a výstupy procesů spadají do kategorie externích výstupů, protože se týkají práce na bázi klientů.Projektové výstupy jsou výsledky řízené klientem; všechny produkty a služby, které mají být klientovi poskytnuty v důsledku projektu.
Procesní výsledky jsou na druhé straně součástí jakékoliv práce vykonané k dokončení projektu. Jedná se o dokumenty, plány, makety, jakékoliv objasnění rozsahu a dokonce členění struktury práce, které jsou vytvořeny pro interní tým.
Porozumění výstupům projektu
Když se zákazníci nebo klienti zapojí do podnikání, aby jim poskytli službu nebo prodávali produkt, výsledek, který obdrží, je realizovatelný. Může to být fyzický produkt, ale může to být také něco nehmotného, jako služba, zpráva nebo počítačový soubor.
Například, když letecká společnost dohodne s Boeingem, že pro ně přichází s novým letadlem, budou specifikovat to, co od letadla vyžadují - od velikosti, po sedadla a designu. Letadlo se stává dodávkou. A pokud společnost vlastní interní konferenci a najme transcriber, aby zaznamenala a zdokumentovala událost, jsou také jejich soubory přepisu také výsledky.
Výstupy mohou být kreativní výstup, hardware, software, dokumenty, vybavení a další služby. Mohou to být krátkodobé nebo velmi složité dlouhodobé projekty.
Čím jasnější dodávky jsou definovány v zakázkách na projekty, tím hladší bude proces dodávek.
Definování výstupů projektu
Nestačí říci, co to bude dodáno na konci projektu. Je důležité mít jasný rozsah, náklady a lhůty stanovené ve smlouvě o dodávkách, aby obě strany souhlasily s tím, co bude doručeno, kdy bude doručeno a kolik.
Předpokládejme například, že uzavíráte smlouvu na dodání nového firemního webu pro vaše oděvní společnost. Více podrobností, které můžete poskytnout za to, co požadujete od webových stránek, s větší pravděpodobností budete mít požadované produkty.
Proto by načtení výstupů mělo obsahovat seznam všech aspektů, které budete od webových stránek potřebovat:
- Dynamický portál elektronického obchodu, kde zákazníci mohou vidět oblečení v několika pohledech s možností přiblížení.
- Zákazníci mohou nakupovat online pomocí platebních karet, PayPal a Interac ve více měnách.
- Integrace agregace mailing listu je na seznamu přání marketingového oddělení.
- Výrobní oddělení chce, aby byly webové stránky snadno aktualizovány novým produktem, ale musí také upravit inventář společnosti 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, takže produkty nejsou převedeny nebo nejsou prodány kvůli špatnému sledování dat.
Každý z těchto aspektů může být podrobně popsán v zakázce projektu. Procesové výstupy budou následně rozhodnuty interně od projektového týmu tak, aby se projekt rychle posunul dopředu tak, aby byly splněny termíny externích dodávek.
V tomto případě může být více než jedna dodávka. První může být maketa návrhu webových stránek a druhým výsledkem bude fungující webová stránka nebo drátěná kostra. První dodávka bude potřebovat schválení ještě předtím, než bude možné vytvořit druhou dodávku a smlouva bude muset vyjasnit kritéria přijatelnosti výsledků.
Kroky při definování výstupů
Dvě nejdůležitější slova, která je třeba mít na paměti při definování výsledků, jsou "specifická" a "měřitelná".
Specifické aspekty jsou součástí fáze plánování projektu a zde budou uvedeny podrobnosti o tom, co musí být výsledkem; dodávky. Jakmile budou konkrétní údaje potvrzeny, náklady a práce mohou být vyčísleny a rozpočet schválen klient.
Milestones jsou součástí "měřitelného" aspektu výstupů, ale jsou určeny pro interní použití - výrobní výsledky - jen kontrolní bod, který se hodí na cestu k dokončení projektu a uvolnění práce klienta.
Dalším aspektem měřitelné části výstupů projektu je, že musí splňovat kritéria přijetí. Za tímto účelem musí být klient jasný v tom, co potřebuje při psaní smlouvy, nebo mohou mít malou odměnu, pokud jejich výstupy nedosahují toho, co si představovali.
Základní linie a milníky
Buď pracujete na projektu, který vyžaduje výstupy, nebo se snažíte přijímat výsledky. Jedním způsobem nebo jiným, projekt potřebuje základní linie a milníky k zajištění úspěchu.
Výchozím bodem projektu může být buď výchozí rozměr, výchozí rozvrh nebo základní nákladová základna. Společně jsou základními údaji o měření výkonu a nejsou definovány, dokud není dokončeno plánování projektu. Jsou to rámec pro dohled, jak probíhá projekt.
Výchozí cena je očekávaný rozpočet. Rozsah pokrývá, jaká je celá škála projektu a jaká by měla být očekávání a výsledek. Plán je časová osa pro provedení a doručení. Pokud se změní nebo změní podrobnosti o projektu, je třeba poznamenat, že bude nutné změnit základní body.
Při sledování přesnosti základních údajů jsou významné mezníky. Míľniky jsou úkoly nebo úspěchy, které při dokončení pomoci urychlují konečné výsledky každého projektu. Míľniky mohou být velkým úspěchem, jako je dokončení rámce v novém skladu nebo něco jako podepsaná smlouva. Obecně platí, že milníky jsou interní funkcí, což je prostředek sledování pokroku, který pomáhá projektovému týmu zůstat v cíli na dokončení.
Pokud jsou mírami projektu zmeškána nebo se základní linie pohybují, znamená to, že výsledky nemusí splňovat termín.
Řízení výstupů projektu
Creep rozsahu může vykolejit výsledky, pokud se projekt rozšiřuje po začátku věcí. Chcete-li to omezit, ujistěte se, jaké výsledky jsou zahrnuty do původní dohody o projektu, a vytvořte dodatečný čas a rozpočet podle potřeby, pokud budou přidány nové výsledky. Ujistěte se, že jste získali souhlas všech zúčastněných stran v těchto případech.
Klienti a další zainteresované strany mohou díky úspěchu projektu zlepšit úspěch projektu o tom, jaké by měly být kritéria přijatelnosti. Ujistěte se o zamýšleném konečném použití dodávaného zboží a jeho účelu, abyste se ujistili, že splňujete potřeby a požadavky dodávaných výrobků.
Využijte software pro správu projektů, abyste byli všichni v cíli a byli informováni o průběhu projektu a kolik práce je třeba udělat pro dokončení. To může být zvláště produktivní, pokud existuje více než jedno externí dodávky. Ujistěte se, že procesy, lhůty a cíle jsou jasné a jasné a delegujte úkoly.
