Mnoho lisovacích balíků skončí přímo do koše. Některé z těchto balíčků by prostě nezajímaly čtenáře, ale jiné byly jen špatně sestaveny. Správné formátování balíčku pro tisk zvýší pravděpodobnost zveřejnění informací. Zasílání e-mailu také zvyšuje možnost vytištění informací - nejen rychlé získání informací, ale umožnění snadného reprodukce materiálu.
Určete své cíle pro zaslání tiskové sestavy a poté výzkumné zpravodajské organizace, které by mohly pomoci při plnění těchto cílů. Redaktoři mají velmi málo času navíc, takže je nehromažďujte. Malý papír v Ohiu, jenž publikuje místní zprávy, nemá zájem o tiskovou soupravu z akce v Kalifornii. Zprávu, která se zaměřuje na finance, se nezajímá tisková sada o rockovém koncertu. Jakmile zjistíte správné mediální zásuvky, vyhledejte e-mailovou adresu a název editoru, pokud je to možné, vyhledáním na internetu nebo voláním organizace. Pokud e-mail editoru není k dispozici, mohl by být použit obecný email společnosti. Oboznámte se nejen s multimediální zásuvkou, ale s stylem média. Čím blíže je tisková sada ve stylu mediální organizace, tím lépe.
Napište stručný text (3 až 10 slov) o tom, co odesíláte do řádku předmětu e-mailu. Pokud je to možné, pokuste se ukázat, proč by se o konkrétní informace o médiích zajímalo. Pokud je například souprava odeslána do místně zaměřeného papíru, zahrnout umístění předmětu nebo firmy do řádku předmětu.
Uveďte okamžité místo v těle e-mailu a pokud možno připojte tento hlavní bod ke stylu a zájmům média. Co zahrnout do těla e-mailu, se bude lišit podle toho, co je součástí sady pro tisk. Pokud je sada médií jen tiskovou zprávou, uveďte text zprávy v těle e-mailu a pro užití propojte jej. Pokud je tisková sada balíček o události, napište stručné vyjádření, které říká, co je událost, kdy je a co jste připojili. Pokud je tisková sada o místní firmě, napište stručné prohlášení o tom, proč posíláte soupravu.
Připojte soubor sady pro tisk do e-mailu. Buďte si jisti, jaký formát souboru odesíláte, protože ne každá multimediální zásuvka bude moci otevřít každý typ souboru. Obecně lze dokumenty PDF (přenosné formáty dokumentů) otevřít téměř všem a prohlížečový software je zdarma ke stažení. Dokumenty PDF také zajistí, že to, co vidíte na obrazovce počítače, je to, co vidí příjemce bez formátování změn z různých počítačů. Formáty RTF (Rich Text Format) se také snadno snadno otevírají; Formát však není zachován v souboru RTF a není vhodný pro dokumenty s grafikou.
Ujistěte se, že všechny fotografie určené k reprodukci jsou dostatečně velké, aby byly překryty ve vysoké kvalitě. nekomprimujte snímek, abyste odeslali e-mail rychleji. Textové dokumenty lze kombinovat do jednoho souboru, ale fotografie, které je třeba zvážit k publikaci, musí být připojeny jako samostatné soubory, protože obrázky nelze snadno oddělit od dokumentu. Formát JPG je často nejlepší pro obrázky.
Vraťte se zpět do těla e-mailu. Na závěr uveďte, jaké dokumenty jste připojili a proč; zda jsou soubory k dispozici v jiném formátu. Na samém konci e-mailu uveďte své úplné kontaktní údaje.
Dříve zkontrolujte všechny aspekty před odesláním e-mailu. Ujistěte se, že e-mailová adresa je správná, tělo e-mailu nemá žádné chyby a že jsou připojeny správné soubory.
