V podnikání jsme mimo a mimo schůzky, během kterých přijímáme mnoho rozhodnutí. Na konci zasedání schůzky zachycují rozhodnutí, aby všichni účastníci podnikli další kroky. Minuty zasedání zahrnují všechny aspekty schůzky, od seznamu účastníků a pořadu jednání až po akce, které je třeba přijmout, a rozhodnutí o dalším setkání. Použitím konkrétních kroků ke stanovení minut zasedání zajistíte, že váš tým, kolegové a manažeré budou znát diskusní témata a očekávání dalších kroků.
Jako schůzku použijte schůzku schůzky, abyste napsali schůzku. Agenda schůzky je pokyny schůzky. Aktualizuje účastníky a umožňuje jim seznámit se s cíli, jejich úlohami při dosahování a konkrétními položkami, které jim byly přiděleny. Jelikož je schůzka založena na agendě, program se stává návodem k zápisu zápisu.
Stručně popište roli účastníků na schůzi nebo se připravte na diskusi. Vysvětlete úlohu každého účastníka, abyste pomohli účastníkům nevědět, kdo navštěvoval, na které oddělení a za jakým konkrétním účelem. Vymezení rolí účastníků zajišťuje, že každá osoba se účastní schůze cílevědomě. Úkoly účastníků jsou důležité pro účastníka schůzky a účastníky, takže setkání s diskusemi probíhají bez toho, aby byli zablokováni dříve diskutovanými tématy.
Zvýrazněte cíle setkání jasným uvedením. Například: rozhodovat, shromažďovat nápady nebo aktualizovat tým o pokroku. Cíle seznamu pomáhají čtenářům zápisu jasně pochopit účel setkání. Část cílů nebo cílů je to, co mnoho starších manažerů čte; pokud nemusí být zapojeni do cílů, není třeba další čtení. Pokud má manažer zájem na dosažení cílů, může se rozhodnout zúčastnit se příští schůzky.
Napište rozhodnutí přijatá na schůzi. Vezměte na vědomí veškerá rozhodnutí a jednání, která mají být určena k určení agendy příští schůze Vypracování rozhodnutí umožňuje účastníkům i neúčastníkům zkontrolovat, zda se od nich vyžadují následné činnosti, pro které se mohou připravit. Rozhodnutí zdůrazněná na schůzi budou řešena, pokud nebude v dalším zasedání potřeba další diskuse, což by samo o sobě bylo rozhodnutím. Zachycení a sdílení rozhodnutí přijatých na schůzce je rozhodující pro přesné a užitečné minuty.
Napište úkoly "Další krok" se jménem odpovědného člověka vedle nich. Tyto kroky umožňují zprostředkovateli schůzky připravit se na příští schůzku, stejně jako pro účastníky a neúčastníky, aby si byli vědomi toho, co odpovídají za po schůzi. Tím je zajištěno, že se jednotlivci připravují na příští schůzi, a to buď dokončením úkolů, nebo jejich přenesením na někoho jiného, kdo je může dokončit a zúčastnit se příští schůzky.
Odeslat schůzku minuty schůzky účastníkům. Návrh umožní účastníkům upravovat zápisy aktualizací poznámek, dalších kroků a rozhodnutí. Kontrola návrhu zajišťuje, že byly všechny informace řádně zachyceny a že jednotlivci spravují úkoly, které jim byly přiděleny, nebo oddělení. Jako součást návrhu procesu přezkoumání poskytněte termín všem účastníkům ohledně připomínek. Pokud nejsou přijaty žádné úpravy, považují se zápisy za přijaté všemi stranami.
Odeslat minuty zasedání. Jakmile se shromáždí veškerá zpětná vazba, zašlete minutky zasedání všem osobám, které byly na schůzku pozvány. Kopírujte další zaměstnance nebo účastníky, kteří potřebují být informováni. Zápisy by měly být zaslány do 24 hodin od konce schůze nebo 12 hodin před příštím zasedáním, podle toho, co nastane dříve.
Tipy
-
Ne všechny informace musí být zachyceny v minutách jednání, dostatečné upozornění. Zápisy z jednání jsou účinné, když shrnou schůzku s rozhodnutím a odpovědností. Pokud usnadňujete schůzku, požádejte někoho o poznámky pro tým.
