Zaznamenávání pohybů na schůzích je zásadní součástí procesu řízení jakékoli organizace. Úkol může být zdlouhavý, ale rozhodující. Je na tajemníkovi schůzky, aby si uvědomila, že není důležité zaznamenávat vše, co bylo řečeno, jen to, co bylo na tomto setkání učiněno nebo rozhodnuto. Návrhy jsou obzvláště důležité, protože poskytují pevné základy pro pozdější akce a dokonce i lidé, kteří se zúčastnili schůzky, se možná budou muset vrátit a konzultovat zápisy, aby si pamatovali přesně to, co souhlasili.
Zaznamenejte základní údaje relevantní pro schůzku, zejména datum a jména účastníků. Všimněte si každého, kdo nebyl přítomen, a přítomnosti někoho, kdo má zastupující pravomoc zastupovat ty nepřítomené členy výboru.
Zaznamenejte standardní postupy, které postupuje výbor, které mohou obsahovat prvky jako potvrzení zápisu z předchozího zasedání, zahajovací zprávu (poznámka o tom, kdo doručil zprávu, nikoliv obsah zprávy) a tak dále. Všimněte si také, zda se jednalo o pravidelné schůzky nebo zda se jednalo o zvláštní zasedání, které bylo svoláno k nějakému neobvyklému účelu, jako je mimořádné schůzky o rozpočtu.
Zvýrazněte začátek pohybu tím, že umístíte slovo "MOTION" velkými písmeny nebo podtržením, za nímž následuje jméno osoby, která návrh navrhla (např. "MOTION by Colonel Mustard").
Zaznamenejte pohyb přesně tak, jak bylo uvedeno. Pohyb může být uveden kurzívou. Pokud probíhá diskuse o přesném znění návrhu před hlasováním, nezaznamenáme diskusi, pouze uveďte přesný jazyk konečné verze návrhu (např. "MOTION od plukovníka Mustard: výbor rozhodne formálně odsoudit profesora Pluma za to, že vyhrožuje panu Greenovi se svícenem. ")
Zaznamenejte výsledky hlasování. Výbory si mohou zvolit, jak hlasovali všichni v komisi (ano, ne, zdrželi se), počet bez individuálních rozhodnutí (složil 5 až 3) nebo jen výsledek (prošel).
