Příprava a psaní dobrých minut jednání jsou dovednosti, které může každý získat s malou přípravou a pozorností k detailu. Nezávislý a správný záznam zasedání je pro mnohé podniky zákonným požadavkem. Ať už zapíšete minuty pro obchodní, politickou, sociální nebo dobrovolnou organizaci, zápis se stane trvalou součástí historie organizace. V mnoha případech jsou zápisy uchovávány po léta, desetiletí a někdy i po staletí.
Položky, které budete potřebovat
-
Denní program
-
Seznam účastníků
-
Magnetofon
-
Notebook
Příjezd na schůzku včas na jednání schůze, seznam účastníků a vybavení potřebné k zaznamenávání zápisu. Vyberte místo poblíž facilitátoru schůzky. Sedět poblíž facilitátoru schůzky vám umožní lépe slyšet a snadno požádat o objasnění.
Zeptejte se, zda můžete k záznamu zvukových záznamů schůzky použít magnetofon. Pokud zaznamenáváte poznámky na počítači, ověřte, zda funguje správně, a nechte si v případě, že dojde k selhání počítače, použít notebook jako záložní poznámkový blok a nástroje pro psaní.
Zaznamenejte datum a čas, kdy je schůzka volána k objednávce. Zaznamenejte podstatu zpráv úředníků a zprávy výboru. K zápisu z jednání jsou obvykle připojeny úplné zprávy. Zaznamenejte pohyby, které se vyskytují. Zahrňte, kdo představil každý návrh, který vyslal tento návrh a zda byl návrh schválen, což je známo jako "neseno" nebo selhalo. Pokud je položka programu předložena - během schůzky se neúčastnila, ale byla pozdržena později, všimněte si, kdo představil návrh na předložení položky a kdo vyslal tento návrh. Oznámení záznamů a data následných schůzek.
Najděte nebo vytvořte šablonu minut schůzek. Vaše organizace může mít již šablonu pro setkání. Pokud tomu tak není, můžete použít jednu z mnoha šablon zasedání minut dostupných online nebo vytvořit vlastní šablonu. Šablona potřebuje řádek, tělo a podpisovou řádku. Nadpis obsahuje název organizace a datum, čas a místo konání schůze.
Vytvořte tělo šablony pomocí agendy schůzky jako svého průvodce. Do této části zahrňte následující položky: statistiku návštěvnosti, schválení posledních zasedání, zprávy o důstojníků a komisích, staré podnikání, nové obchody, oznámení a čas odkladu.
Zajistěte, aby šablona obsahovala řádky podpisu a řádky dat pro tajemníka a schvalující autoritu.
Připravte si minuty pomocí šablony. Odstraňte nadměrné detaily. Zaznamenejte, co bylo rozhodnuto, kdo bude dělat akci, kdy to bude a jak bude organizace vědět, kdy bude akce dokončena. Poté, co dokončíte svůj první návrh, přečtěte si schůzku zvukových záznamů schůzky, abyste zajistili, že jste zachytili vše potřebné. Pak upravte své zápisy.
Zápisy jsou záznamy o akcích, které organizace podniká. Není to záznam o všem, co se říká, což je přepis. Udržujte minuty profesionální. Nezahrnujte svůj názor, úsudek nebo výklad. Fráze jako "ohromená debata" a "vynikající poznámka" nemají místo v profesionálním setkání. Nezahrnujte žádosti, které byly staženy.
Připravte zprávy důstojníků a výborů na vaše dokončené zápisy. Zadejte požadovaný počet kopií. Pokud je to možné, rozdělujte minuty zasedání před příštím zasedáním, abyste mohli rychle a rychle doplňovat a / nebo opravit.
Tipy
-
Odečtěte účastníky z vašeho seznamu při příchodu na schůzku. Zaznamenejte úspěchy i obavy. Ověřte, zda jsou jména správně napsána. Uchovávejte záložní kopii vašich minut. Nebojte se požádat o objasnění.
