Ve snaze šetřit čas plynoucí z přechodu z jednoho úkolu na druhého, mnohé podniky rozdělují různé procesy a shromažďují podobné procesy a dělají to najednou. Při dávkování zákaznických faktur byste zpracovali několik faktur zákazníků ve stejnou dobu. Stejně tak, když přijde čas platit účty, můžete všechny faktury, které jste obdrželi od dodavatelů, dávat dohromady a zaplatit všechny faktury najednou.
Několik forem dávkování
Základy dávkování jsou stejné, prostě dělá stejnou úlohu opakovaně spíše než přepínání z jedné úlohy na další. Dávkování šetří čas a pracuje mnohem jednodušeji, protože je to jakýsi proces sestavy. Pokud jde o účetnictví a dávkování zákaznických faktur zejména, existují dva odlišné typy. První typ se vyskytuje při zasílání faktur a druhý se vyskytuje při přijímání plateb na fakturu, kterou jste odeslali.
Dávkové faktury, které mají být odeslány
Dávkovací faktury, které se mají zasílat, mohou být stejně snadné jako vytváření faktur ve vašem softwarovém programu a poté klepnutím na zaškrtávací políčko "pro tisk". Jakmile vytvoříte všechny faktury, můžete je vytisknout nebo je poslat e-mailem najednou. Další forma dávkování umožňuje vytvářet více faktur najednou, pokud je pro stejnou službu, ale pro více zákazníků. Velké společnosti mohou dávku vytisknout všechny faktury v samostatné tiskové úloze, která běží v noci.
Doručené faktury dávky
Druhá podoba dávkování se zabývá několika fakturami, které společnost obdrží v daném dni, a zpracuje je dohromady jako jednu vkladovou transakci. Každý plátce je připsán na svou část, ale pro účetní účely se faktury shromažďují a jediný účetní záznam se provádí pro celkovou částku, spíše pro zpracování než pro jednotlivé částky.
Dávkové faktury jsou výhodné?
Uchovávání faktur zákazníků po dobu několika dní, dokud nezískáte velkou hromadu a poté je budete zpracovávat a odesílat vše v jedné dávce, může být chybou pro malou firmu, protože může zbytečně zpomalit peněžní tok a zneklidnit váš rozpočet. Nejedná se však o problém pro velkou společnost, protože objem faktur pro zákazníky by byl větší, takže by zpoždění bylo kratší.
