Splatné účty jsou kritickou částí finančních záznamů a mohou být předmětem podvodu bez pečlivého odsouhlasení a dohledu. Silné účty splatné auditorské postupy mohou zajistit přesnost a včasnost vašich platebních účtů. Auditové postupy s nejlepšími účty umožňují kombinaci denních kontrol, rutinních vnitřních kontrol a postupů externího auditu.
Rutinní procedury
Splatné účty by měly být vyrovnány denně, aby se slučily platby za zaznamenané záznamy. Jakýkoli nesoulad mezi celkovou vyplacenou částkou a zaznamenanou celkovou hodnotou je třeba okamžitě prověřit a smířit. Dohled nad řízením všech osob podílejících se na splatných účtech by měl být přísný a měl by zahrnovat rutinní sledování činností. Manažeři by měli být vyškoleni, aby dbali na případné známky zneužití pracovníků, kteří by měli zaplatit.
Postupy odhlašování, které pomáhají vytvořit audit trail, by měly být přijaty. Tyto odpisy by měly obsahovat přehledy vedoucí k denním odsouhlasení, měsíční zprávy o nesrovnalostech a individuální odhlášení pro velké transakce, aby bylo zajištěno, že všechny informace jsou správné.
Interní ovládací prvky
Interní kontroly splatných účtů by měly obsahovat požadavky na podpis podle výše plateb. Zvažte provedení několika úrovní podpisových požadavků. Například byste mohli vyžadovat podpis správce účetnictví za položky vyšší než 5 000 USD, výkonné přihlášení za položky více než 10 000 USD a požadavek dvojího podpisu pro platby ve výši více než 25 000 USD. Přizpůsobte požadavky na podpis vašim součtem výnosů a citlivosti vašeho podniku na podvody s maximálním přínosem.
Zavést rutinní kontrolní postupy pro splatné účty. Zahrňte kontroly jednotlivých plateb na místě, abyste zajistili přesnost. Přečtěte si například každý den pět závazků a zkontrolujte informace o platbě a informace o příjemci a zajistěte správné dokončení účetních záznamů.
Během procesu uzavírání účetních závěrek na konci měsíce nebo finančního období uveďte postupy přihlašování všech platebních operací včetně souhrnných souhrnů a zúčtování účtů. Navíc udržujte průběžnou zprávu, která sleduje úroveň plateb z zpracování plateb. Pokud se úrovně plateb náhle zvýší nebo sníží, automatické vyšetřování příčin může způsobit potenciální problémy.
Externí audity
Většina externích auditů zahrnuje účty splatné jako testovací oblast. Externí audity by měly zahrnovat detailní výpisy z účtů a vysledovat součty z podrobností prostřednictvím všech účetních záznamů do souhrnného součtu a měly by zahrnovat i výběry bank. Vybrané položky by měly být zvoleny pro hloubkové testování. Chcete-li ověřit příjem plateb, měli byste kontaktovat příjemce. Navíc by měly být přezkoumány běžné odsouhlasení s ohledem na přesnost a logické zpracování. Jakékoli odsouhlasení s velkými nesrovnalostmi by mělo být úplně prozkoumáno.
Externí audity by měly testovat nezajištěné závazky. Zvažte výběr všech faktur přes stanovenou hranici a náhodný výběr rutinních faktur pro hloubkovou kontrolu. Podívejte se na výpisy plateb, kredity za vrácení, přijaté, ale neúčtované zboží a případně účty specifické pro faktury. Ujistěte se, že každá faktura byla správně zaznamenána ve správném časovém období. Zkontrolujte účet a zjistěte, zda byl zaznamenán jako závazek nebo zda byl řádně vyloučen z daného časového období.
