V knihách "Vedení knih: Základní evidence a účetnictví pro úspěšný malý podnik, sedmé vydání" Linda Pinson definuje účty splatné jako dluhy, které společnost dluží věřitelům za zakoupené zboží nebo poskytované služby. Společnosti postoupily povinnosti vyplácet platby členům jeho účetního týmu nebo vyčleněného týmu vyčleněných na účet Účelově vyčleněný tým zaměstnává standardní sady procesů zpracování Tyto postupy minimalizují režijní náklady při maximalizaci vztahů mezi dodavateli.
Význam
Podvod, zpronevěra a chyby při zpracování mohou zničit podnik. Je důležité provádět kontrolní postupy s cílem zmírnit takové riziko. Některé běžné a účinné kontroly zahrnují: oddělení povinností ke zmírnění rizika zpronevěry; formální nákupní funkce a pokyny ke zmírnění rizika zpronevěry, podvodných faktur a chyb; druhá dolarová dolarová částka pro snížení rizika zpronevěry a chyb; a systematické validace čísla faktur s cílem zmírnit riziko duplicitních platebních chyb.
Dodavatelé
Věřitelé jsou přidáváni do databáze společnosti jako dodavatelé. Tento úkol je obecně přidělen úředníkovi nebo finančnímu úředníkovi, který nemá schopnost generovat platby.
Aby bylo zajištěno, že platby budou vygenerovány včas, jsou prodejci vyzváni, aby spolupracovali s týmem, který je povinen platit, aby řešili problémy s fakturací. Kontaktování nákupních agentů nebo objednatelského oddělení přidá zpoždění při vyhledávání nebo vyřešení nezaplacených nebo částečně placených faktur.
Funkce
Dodavatelé jsou poučeni, aby zasílali faktury přímo na oddělení platebních účtů. Faktura je časová razítka a začínají hodiny zpracování. Pokud byla zakoupena objednávka na nákup zboží nebo služeb, faktura se shoduje s objednávkou a dokladem o přijetí. Mary S. Schaefferová diskutuje o procesu "tříchodového zápasu" v knize "Účty splatné: průvodce provozem efektivního oddělení".
Pokud byl nákup proveden bez objednávky, musí splňovat stanovené pokyny společnosti. Pokud jsou tyto pokyny splněny, faktura je předána objednávkovým oddělením ke schválení a odpovídajícímu kódování.
Postupy vyplácení
Analytik účtujícího k účtu je oprávněn generovat platby. Analytik usilovně pracuje na zpracování faktur včas, aby bylo zajištěno, že budou okamžitě vyplaceny a pokud možno budou přijaty slevy. Oba tyto cíle vedou k příležitostem ke kontrole režijních nákladů. To je zvláště důležité, pokud jsou vládní agentury penalizovány za zpožděné platby.
Elektronické platby jsou dalším nástrojem úspory nákladů. To snižuje náklady na kontrolu papíru a minimalizuje kontrolu podvodu nebo zpronevěry. Je-li nutné provést částečnou platbu nebo odmítnout platbu, analytik účtuje a vysvětlí okolnosti.
Interní audit
Zúčtovací analytik zajišťuje, že platby jsou vypláceny podle zásad společnosti. Skupina interních auditorů společnosti bude selektivně přezkoumávat výsledky práce analytika vyžádáním dokumentace pro vybranou skupinu faktur. Auditor přezkoumá dokumentaci, aby bylo zajištěno, že byly zavedeny kontrolní postupy a řádně dodržovány. Nedostatečné kontrolní postupy vedou k neočekávaným ztrátám. Dodatečný čas a náklady jsou potřebné k získání těchto ztrát.
