Bez ohledu na to, zda začínáte call centrum, pojišťovací kancelář nebo jiný druh podnikání, vaše přední kancelářské oddělení je pravděpodobně prvním dojmem, který Vaši zákazníci a klienti získají od vaší společnosti. Oddělení front office obvykle podporují obchodní oddělení a další oddělení společnosti. Velikost oddělení se může pohybovat od dvou lidí až po celý tým lidí. Bezproblémové kancelářské oddělení pomůže zbytku společnosti efektivně fungovat.
Uveďte povinnosti, které musí splnit kancelář front office. Rozdělte tento seznam do denních, týdenních a měsíčních povinností. Zahrňte jakoukoli pomoc, kterou očekáváte, že toto oddělení nabídne jiným oddělením.
Sdružte podobné povinnosti v jiném seznamu. To vám pomůže určit, kolik pozic tam musí být pro každou skupinu povinností. Například telefonní hovor, otevření pošty a pozdrav zákazníků nebo klientů může být jedna skupina, která by byla typicky recepční. Zadáním faktur a zaplacením těchto faktur by byla jiná skupina povinností, která by byla splatnou pozicí.
Napište typ lidí, které chcete zastupovat v kanceláři. Chcete například mladé, bublinové osobnosti nebo profesionální, vyhrazené osobnosti? Chcete lidi s určitou zkušeností nebo vzděláním? Tím, že přicházíte s těmito informacemi, budete mít lepší představu o tom, co hledáte, když napíšete své inzeráty o zahájení práce a rozhovory s potenciálními zaměstnanci.
