Dopisy jsou důležitým prostředkem komunikace osobních i obchodních názorů. Osobní dopisy se však značně liší od obchodních protějšků. Chcete-li během transakcí společnosti zobrazovat správnou obchodní etiketu, měli byste tyto rozdíly rozpoznat a učinit bolest, abyste neměli styly dopisů. To vám pomůže vypadat profesionálně u zaměstnanců, klientů, akcionářů a investorů.
Formát
Obchodní dopisy a osobní dopisy jsou formátovány mnohem jinak. S některými menšími změnami mají obchodní dopisy obvykle 1-palcové okraje. Mají také jediné odstupy, s dvojitým rozestupem pouze mezi odstavci a úvodními datovými řádky (např. Datum, předmět). Písmeno je vlevo odůvodněno bez odsazení odstavce. Obchodní dopisy jsou také vždy napsány. Naproti tomu osobní dopisy mohou mít prakticky libovolný formát. Je na spisovateli, aby rozhodl, jak chce, aby se osobní dopis objevil. Osobní dopis je tradičně ručně psaný, ale s pokročilou technologií, mnoho lidí psát osobní dopisy na svých počítačích, protože je rychlejší psát než psát ručně.
Obsah
V obchodním dopise je obsah vždy objektivně orientovaný - to znamená, že účel dopisu je průhledný. S osobním dopisem může obsah obsahovat mnoho různých témat a více se soustřeďuje na související minulé události a emoce než na řešení problémů. Osobní dopisy mohou být mnohem víc. Osobní dopisy se mohou dotýkat některých obchodních nebo finančních otázek, ale obchodní dopisy nikdy nehovoří o osobních záležitostech, pokud tyto otázky nemají přímý dopad na podnikání.
Jazyk a interpunkce
Obchodní dopisy používají formálnější jazyk než osobní dopisy. Spisovatelé věnují zvláštní pozornost volbě slov, protože volba slov může způsobit obrovský rozdíl v právních záležitostech. Pozdravy a závěry jsou zdvořilé a odkazují na správné tituly (např. Předseda Edwards, slečna Nemanová). Tóny jsou používány více obchodními písmeny než osobními dopisy, zejména po pozdravení a úvodních popiskách datové řady (např. RE:, DATE:). Osobní dopisy mohou používat libovolný jazyk, včetně slangových a nepodnikatelských zkratek, jako je ttyl (mluvit s vámi později) nebo btw (mimochodem). Výhodou je, že osobnost spisovatele skutečně narazí. Obchodní dopisy často ztrácejí skutečný "hlas" spisovatele. Osobní dopisy používají standardní interpunkční pravidla, ale protože jsou tak neformální, spisovatelé často ignorují některé základní interpunkční a kapitalizační standardy.
Proč se liší?
Hlavním důvodem, proč lidé oddělují osobní dopisy od obchodních dopisů, je, že standardní způsob psaní obchodního dopisu vytváří efektivitu v obchodních operacích. Například, podnikatelé vědí, že mohou rychle zjistit účel obchodního dopisu z předmětu. Efektivita se může přenést na tržby. Dalším důvodem diferenciace je to, že pomocí profesionálního formátu vyplývá, že vše, co je v dopise, je důležité. Za třetí, odborníci očekávají používání formátu obchodního dopisu. Pokud s vaší společností nebudete dodržovat obchodní formu, můžete se setkat s méně připravenými nebo nezkušenými.
