V osmdesátých a devadesátých letech si mohly dovolit pouze střední a velké společnosti nákladné informační systémy pro lidské zdroje (HRIS). Tyto programy vyžadovaly velké sálové počítače a vysoce kvalifikované programátory, aby je mohly provozovat a udržovat. Dnes si téměř každá společnost nemůže nejen dovolit, ale potřebuje, informační systém lidských zdrojů. Dokonce i společnost s méně než deseti zaměstnanci si může zakoupit základní program HRIS, který lze nainstalovat do stolního počítače za účelem automatizace základních procesů lidských zdrojů.
Co je HRIS?
V podstatě je služba HRIS databáze nebo kombinace databází, které sdílejí informace. Například databáze zaměstnávání zaměstnanců zachycuje všechny informace týkající se žádostí o zaměstnání. Když podnik najímá nového zaměstnance, základní demografické informace o osobě jsou sdíleny s dalšími moduly HRIS, aby zaměstnanci personálního oddělení nemuseli znovu zadávat data.
Automatizace a racionalizace procesů
HRIS má tři základní složky - informace o zaměstnancích, mzdy a přínosy. Jedná se o hlavní obchodní funkce oddělení lidských zdrojů organizace. HRIS pomáhá automatizovat a zefektivnit tyto procesy, což osvobozuje pracovníky personálního oddělení z oblasti práce a řešení problémů. Zaměstnanci například používají identifikační číslo nebo "přejetím" identifikační kartu zaměstnance, aby každým ráno zkontrolovali elektronické hodiny, které automaticky přenášejí data do HRIS. Tím se eliminuje nutnost pracovníků mzdového systému ručně zadat pracovní dobu zaměstnanců z papírových časových karet do mzdového systému.
Proces žádosti o zaměstnání je dalším dobrým příkladem toho, jak HRIS může snížit náklady. V mnoha společnostech se uchazeči ucházejí o zaměstnání prostřednictvím internetu. To znamená, že zaměstnanci HR již nemusí fyzicky zpracovávat, třídit a předávat žádosti příslušným oddělením.
Reporting a podpora rozhodování
Vzhledem k tomu, že základní HR procesy jsou automatizovány a všechny potřebné informace jsou uloženy v připojených databázích, systém HRIS zjednodušuje podávání zpráv a řízení činností na podporu rozhodování. Většina systémů zahrnuje celou řadu standardních HR zpráv, které lze použít k řízení podnikání a plánování budoucnosti, jako jsou náhrady za platové období a meziroční příjmy, zaplacení příspěvků a pracovní doby a docházky. Mnoho HR systémů umožní uživatelům vytvářet zprávy ad hoc za účelem analýzy konkrétních problémů nebo zjišťování trendů, které pomohou managementu v strategickém plánování.
Podpora právní shody
Tyto systémy vytvářejí zprávy a dokumentaci, kterou požadují státní a federální agentury, jako je výkaz o mzdě a daňovém přiznání W-2, podrobná a souhrnná zpráva EEO-1 EEO-1 pro zaměstnance a zprávu Ministerstva práce a nemocí (OSHA 301 Zpráva).
HRIS může pomoci podnikům s uzavřenými dohodami o zaměstnání začleněním požadavků dohody do každodenních činností, jako je sledování seniority za účelem propagace, propouštění a zvýšení platů. Informační technologie také pomáhají personálnímu oddělení monitorovat problémy zaměstnanců a výkonnost.
HRIS Odkazy
V závislosti na propracovanosti systému bude program HRIS umožňovat sdílení dat a integraci s dalšími důležitými obchodními systémy, jako je řízení financí a dodavatelského řetězce. Některé systémy mohou navíc poskytovat síťové spojení s dopravci zdravotního pojištění a správci důchodových fondů. To umožňuje zaměstnavatelům a pojišťovacím správcům nebo správcům fondu sdílet informace o zaměstnancích rychle a snadno.
Společnost HRIS také spojuje oddělení lidských zdrojů společnosti s jejími manažery a zaměstnanci. Pomocí intranetu - zabezpečené soukromé počítačové sítě vlastněné a provozované společností - zaměstnanci mohou vstoupit do svých odpracovaných hodin, zapsat se do programů požitků nebo kurzů dalšího vzdělávání a dostat komunikaci od personalistiky.
