Systém řízení lidských zdrojů může mít formu systému správy informací. Organizace používá HRMS k řízení informací o své pracovní síle. Tyto informace pomáhají manažerům a profesionálům v oblasti personalistiky při rozhodování o zaměstnancích. Bez správných informací, které jsou k dispozici osobám s rozhodovací pravomocí, má HRMS jen málo žádostí nad rámec vedení záznamů a podávání zpráv.
Neautorizovaný přístup
Když organizace sbírá osobní údaje o svých zaměstnancích v HRMS, mohou nastat jistá bezpečnostní rizika. Organizace vynakládá finanční prostředky na to, aby uchovávala soukromé informace zaměstnanců proti vnitřním a vnějším hrozbám. Jednou nevýhodou elektronického HRMS je, že organizace musí shromažďovat informace o tom, kdo přistupuje k soukromým informacím zaměstnanců. Tyto údaje vyžadují sledování procesu auditu, který by mohl vést k disciplinování nebo stíhání zaměstnance, který přistupuje k údajům o zaměstnancích bez povolení nebo bez oficiálního účelu.
Specializované znalosti
Potřeba kontroly dat je další potenciální nevýhodou HRMS. Tato kontrola dat přesahuje rámec neoprávněného přístupu soukromých informací zaměstnanců. Organizace, která používá HRMS, jako je PeopleSoft, musí používat vlastní soubor technických pracovníků pro programování, odstraňování, aktualizaci a podporu systému. Zatímco HRMS může pomáhat organizaci snížit náklady na personál HR, mohlo by to zvýšit požadavky na technický personál se znalostmi specifickými pro řešení HRMS.
Chyby při zadávání dat
HRMS je také takový dobrý, jako jeho lidští programátoři a koncoví uživatelé. Lidé s vysokým přístupem, například lidé, kteří aktualizují soubor hlavního zaměstnance, mohou zadávat nesprávné informace úmyslně nebo omylem. Pokud jsou data nesprávně aktualizována, změněna nebo ztracena, může organizace čelit pokutám vlády a dalším nákladům spojeným s poškozením hlavního souboru HR. Vyberte systém se spoustou vnitřních ovládacích prvků, aby jeden zaměstnanec nemohl provádět změny ve vašem hlavním souboru společnosti.
