Hotovost je nejvíce likvidní aktiva společnosti. Je to důležité pro placení účtů a využívání finančních příležitostí. Společnosti obdrží peníze z různých zdrojů, včetně plateb od zákazníků, dividendy z investic a prodeje zařízení a dodávek z mnoha dalších zdrojů. V hotovostních účtech většiny společností dochází během celého účetního období k mnoha transakcím. Zaznamenávají podrobné informace o těchto transakcích v účetní evidenci.
Dílčí účetní kniha
Společnosti používají jak hlavní účetní knihu, tak dceřiné účetní knihy, aby sledovaly finanční transakce společnosti. Hlavní kniha obsahuje informace o účtu pro každý účet, který firma používá. Vedlejší záznamy poskytují podrobné informace o konkrétních účtech. Pokladní kniha představuje jeden typ dceřiné knihy. Pokladní kniha zaznamenává podrobné informace o oddělených pokladních účtech. Tyto účty mohou být odděleny podle jednotlivých bankovních účtů nebo podle jednotlivých míst.
Konto specifické
Některé společnosti vedou několik bankovních účtů. Každý bankovní účet může být použit k řízení konkrétních funkcí v rámci společnosti. Mnoho společností například používá jeden bankovní účet výhradně pro výplatní listinu, vydává z ní veškeré výplatní listy a pravidelně ukládá dostatečné finanční prostředky na pokrytí všech vydaných položek. Kalkulátor hotovosti udržuje samostatný seznam transakcí a běžný zůstatek pro každý jednotlivý bankovní účet. Kdykoli společnost vystaví platbu - nebo učiní vklad - na konkrétní účet, zaznamená to platbu na příslušném účtu hotovostní knihy.
Specifické umístění
Některé společnosti vedou samostatné hotovostní účty pro jednotlivé firmy. Každý hotovostní účet se používá k ovládání konkrétních hotovostních transakcí platných pro konkrétní místo. Kalkulátor hotovosti udržuje samostatný seznam transakcí a běžící zůstatek pro každé místo. Kdykoli místo vydá platbu nebo zaznamená zálohu, transakce se zaznamená do příslušného účtu knihy.
Hotovostní zůstatek
Součet všech zůstatků na účtech v účetních knihách musí odpovídat celkovému zůstatku hotovosti zaznamenanému v účetní knize společnosti. Na konci měsíce společnost zkontroluje účet každého účtu hotovosti a usmíří zůstatek z účtu do zálohovací dokumentace, která zahrnuje například bankovní výpisy, vkladové klíče a zrušené šeky. Po sjednocení každého účtu v hotovosti účetní společnost vyčíslí zůstatky všech hotovostních účtů a porovná tuto částku se zůstatkem primárního hotovostního účtu. Jakékoli nesrovnalosti musí být zkoumány.
