Vyvíjení kroků pro zpracování objednávek je pro vaši firmu rozhodující. Bez řádného toku zpracování objednávek bude zpracování objednávek v rámci vaší firmy chaotické a nespolehlivé. Udělejte si čas na to, abyste vytvořili správné pokyny pro zpracování objednávek a vaše podnikání bude fungovat hladce a budete mít vyšší spokojenost zákazníků.
Při přijímání objednávek použijte standardizovaný formulář
Ať už vaše společnost používá zástupce zákaznického servisu k přijímání objednávek, nebo zákazník zadá objednávky přímo prostřednictvím vašeho webu, je důležité mít standardizovaný formulář. To umožňuje osobě, která vyplňuje formulář, aby věděla, jaké informace jsou požadovány, a zajišťuje shromažďování všech potřebných informací.
Každá položka inventáře může mít mírně odlišné podrobnosti o objednávce. Pokud například provozujete prodejny nábytku, formulář objednávky pro pohovku může obsahovat typ látky, zatímco formulář pro tabulku může vyžadovat typ provedení.
Je důležité, aby nebyly přijaty neúplné objednávkové formuláře. Pokud formulář objednávky neobsahuje potřebné informace, musí být vráceny a dokončeny předtím, než budou zpracovány.
Potvrďte objednávku
Po odeslání objednávkového formuláře je třeba jej potvrdit u zákazníka. Toho lze dosáhnout odesláním e-mailu s podrobnostmi objednávky. Není nutné požadovat, aby zákazník ověřil objednávku. Namísto toho ujasněte, že zákazník by měl kontaktovat vaši společnost, pokud se s objednávkou vyskytnou nějaké problémy. Ujistěte se, že kontaktní údaje vaší společnosti jsou pro zákazníka snadno dostupné.
Distribuujte formulář objednávky uvnitř
Jakmile bude formulář objednávky vyplněn, měl by být předán každému, kdo potřebuje provést akci spojenou s plnění objednávky. To zahrnuje sklad, oddělení pohledávek a výrobce, pokud je objednávka splněna třetí stranou. Očekávaný termín plnění by měl být jasně vyznačen tak, aby každý zúčastněný znal časový rozvrh.
Komunikujte se zákazníkem
Je nezbytné jasně komunikovat se zákazníkem. Řekněte zákazníkovi, zda došlo k prodlení v plnění objednávky. Být up front a upřímný s klientem, když je problém je mnohem lepší, než ignorovat to. Informujte také zákazníka při objednávce objednávky. Řekněte jí dopravce, číslo sledování a očekávaný termín dodání. Požádejte zákazníka o zpětnou vazbu po obdržení objednávky. Obraťte se na zástupce zákaznického servisu a ujistěte se, že zákazník spokojen s nákupem nebo použijte online průzkum, abyste získali zpětnou vazbu. Tak či onak, zpětná vazba zákazníků poskytne velmi užitečný pohled na váš proces plnění objednávek.
