V každém kroku procesu objednávky existuje možnost, že může dojít k chybě nebo problému objednávky.Některé z těchto problémů jsou vnitřní, způsobené obchodními zaměstnanci, systémy a procesy. Některé z nich jsou vnější, způsobené zákazníky, prodejci a dalšími vnějšími silami, jako jsou povětrnostní podmínky. Většina firem sleduje a analyzuje problémy při zpracování objednávek, aby mohly najít způsoby, jak jim v budoucnu zabránit. Problémy se zpracováním objednávek jsou nákladné a negativně ovlivňují spokojenost zákazníků.
Chyba zákazníka
Zpracování objednávek začíná zákazníkem, který objednává výrobek nebo službu. Během tohoto procesu může zákazník poskytnout nesprávné číslo produktu, množství, adresu dodávek nebo informace o fakturaci. Chyba může být verbální, písemně nebo elektronicky, prostřednictvím online zadání objednávky.
Poptávka
Jsou chvíle, kdy si zákazník není jistý, jaký typ produktu nebo služby bude splňovat své potřeby, a poradí se s oddělením zákaznického servisu. Během této výměny informací může dojít k problémům. Zákazník nemusí komunikovat zřetelně nebo zaměstnanec, který obdrží dotaz, může být nový nebo špatně vyškolený. Tyto problémy mohou vést k tomu, že zákazník obdrží produkt nebo službu, která nemůže splnit její potřeby.
Zadání objednávky
Zástupci objednávek vkládají slovní, písemné a elektronické objednávky od zákazníků a zadávají informace do systému zpracování objednávek. Během zadávání mohou zadávat nesprávné informace o produktech, službách, zákaznících nebo fakturaci. Mohou se vyskytnout i případy, kdy zaměstnanec zákaznického servisu zadá správné informace, ale nesprávné informační procesy v důsledku chyby systému nebo chyby systému.
Splnění
Objednávky na hmotné produkty a zboží přenášejí do střediska pro plnění objednávek a jsou "vybírány a zabaleny." Při výběru objednávky zaměstnanec vyhledá požadované položky v rámci skladu, odstraňuje je ze skladu a přidává je k objednávce zákazníků. Když je objednávka zabalena, zaměstnanec převezme vyzdvižené položky a balí je do přepravního boxu nebo kontejneru. Problémy s běžným pořizováním objednávek zahrnují výběr nesprávného produktu, špatnou barvu nebo nesprávné množství. Problémy s běžným zabalením do objednávky zahrnují chybějící produkty, neúplné objednávky nebo nesprávné balení, které mohou vést k poškození výrobku.
Lodní doprava
Objednává loď na místa zákazníka přes U.S.P.S. mail, nákladní automobil (také nazývaný "země") nebo dodávka vzduchu. Mezi běžné vnitřní problémy s přepravou patří výběr nesprávného dopravce nebo špatná zásilka při expedici (např. Dodávka následujícího dne, doručení na dvě dny). Mezi běžné externí problémy s přepravou patří pozdní dodávka produktu, nedostatek dodávek produktů nebo poškození výrobku během procesu doručení.
Kvalita produktu
Dokonce i při zadávání a plnění objednávky jsou bezchybné, kvalita produktu může způsobit problémy. Pojem jakosti výrobků zohledňuje jak vnímání, tak skutečnosti. Zákazník si může objednat produkt, který odpovídá zadaným specifikacím produktu, ale nevypadá ani nevykonává očekávaný způsob. V ostatních případech je špatná kvalita produktu zřetelnější, například když se produkt po jednom použití rozbije. V obou případech je špatná kvalita produktu problém, který obvykle vede k výměně produktu nebo vrácení produktu.
