Archivace dokumentů je uložení dokumentace, která již není aktivní, ale organizace musí tuto dokumentaci uchovávat jako historický záznam. Organizace a firmy zpravidla archivují dokumenty, ale jednotlivci mohou archivovat dokumentaci z různých důvodů. Řada úvah a metod se sdružuje s archivací dokumentů. V některých případech bude organizace mít soubor dobře definovaných zásad pro správu dokumentace, v rámci které organizace načrtne postup archivace. Organizace mohou relativně snadno archivovat různé typy médií, včetně elektronických.
Účel
Organizace archivují dokumenty z různých důvodů, ve většině případů souvisejících s celkovým účelem nebo úlohou organizace. Často organizace archivují dokumentaci, protože má kulturní nebo historický význam. Alternativně může podnik mít právní nebo finanční důvod k udržení spolehlivého záznamu minulé dokumentace, u které je archivace nejúčinnějším způsobem řízení.
Úvahy
Každá organizace, která potřebuje archivaci dokumentů, musí pečlivě zvážit své postupy. Rozhodující, jaká dokumentace musí být archivována, a to jak z minulých, tak průběžných operací, je samozřejmě primárním hlediskem. Pro průběžnou dokumentaci, kterou organizace produkuje, může organizace dosáhnout nějakého harmonogramu archivace. Metody archivace se také liší a pokroky v oblasti výpočetní techniky představily řadu nových nástrojů, které nabízejí v mnoha případech efektivní a nákladově efektivní řešení.
Nástroje
Od roku 2011 se zvýšily softwarové nástroje pro archivaci dokumentů, které dávají organizacím větší možnosti archivovat s nižšími náklady. Organizace mohou používat archivaci softwaru jako nástroj nejen pro dokumenty, které ukládají v elektronické podobě, ale také pro papírovou dokumentaci a další média. Organizace mohou skenovat nebo převést ne-digitální položky pro ukládání v elektronické podobě, což snižuje množství fyzického prostoru potřebného pro efektivní uchovávání záznamů.
Rizika
Rizika jsou obsažena v jakémkoli systému archivace dokumentů a organizace je musí zvážit při vytváření zásad organizační archivace. Výhoda ukládání dokumentace v elektronické podobě je platná pouze tehdy, jsou-li archivy zabezpečeny. Organizace musí proto používat přiměřená ochranná opatření k ochraně stability a bezpečnosti archivu, který archivuje nástroje a služby různými způsoby.
Výhody
Výhody efektivního systému archivace dokumentů se zvýšily s příchodem technologických řešení. Elektronické záznamy zaujímají méně fyzického prostoru a v některých případech se nemusí zdržovat ani v hlavních prostorách podniku nebo organizace. Některé organizace mohou například používat externí službu správy dokumentů. Další výhodou při používání elektronických záznamů je, že organizace mohou snadno a rychle vytvářet archivovaný obsah, pokud je to požadováno, a to často v elektronickém formátu pro vyhledávání.
