Podání je starodávný systém, který usnadňuje hledání dokumentů. Tyto dokumenty mohou obsahovat dopisy, poznámky, finanční záznamy, zprávy a jiné formy korespondence. Chcete-li dosáhnout soudržného a účinného systému podávání, musíte použít správné postupy. Dokonce i v dnešním elektronickém věku musí podniky a domácí kanceláře stále udržovat papírové soubory.
Kategorie
Seskupujte soubory do kategorií. Hlavní kategorie bude primární záhlaví, představující všechny ostatní soubory, které budou umístěny pod ním (podkategorie). V závislosti na rozsahu této kategorie může zahrnovat celou zásuvku na přihrádku. Například:
Kategorie: Mzdové registru 2014 Podkategorie: Mzdový rejstřík Leden 2014 Mzdový rejstřík únor 2014 Mzdový rejstřík březen 2014
Pokračujte v podkategoriích až do konce roku. Pokud vaše kategorie zaplní celou zásuvku, vytvořte štítek a umístěte ji na vnější stranu zásuvky; označte složky podkategorie a umístěte je do zásuvky. Použijte zavěšené složky pro své kategorie, pokud máte několik kategorií pro jednu zásuvku a umístěte do nich složky označené podkategorie.
Pravidla podání
Dvě základní pravidla podání jsou abecední a datum podání. Při provádění abecedního podání soubor podle písmena abecedy. Pro podání datumu nahraďte nejaktuálnější soubory. Existuje několik pravidel týkajících se abecedního podání.
Při přihlašování podle jména, souboru první písmeno (tj. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Pokud je první jméno totožné, zařaďte druhým písmenem (např. Ace, Adele, Angie, August).
Soubor podle příjmení (např. Connor, Luke, Denver, Marion, Fullerton, JD, Schuster, AP).
Soubor počáteční, když jsou příjmení stejná (např. Garrison, DC, Garrison, EF, Garrison, GH, Garrison, YB).
Použijte první písmeno předpony, pokud příjmení obsahuje předponu (např. De la Hoya, GU, de Mark, DS, van der Roy, FH, van Under, PE).
Soubor podle prvního příjmení, pokud existují dva (např. Anderson & Leiberman, Cypress & Florsheim).
Soubory Mac, Mc, M 'jako Mac; soubor St a svatý jako svatý (tj. MacIntyre, McKnight, M'Clever nebo Saint Paul's, St. Mary's).
Údržba souborů
Jakmile je systém podávání správně na svém místě, musíte ji udržovat. Mít určený zásobník pro všechny dokumenty, které mají být podány; nedržte je. Nebalujte složky nebo zásuvky se soubory; to ztěžuje jejich extrahování. Pokuste se podat alespoň jednou za den. Pokud provozujete malou společnost, proveďte to jednou týdně. Pokud máte soubory, které se používají, vytvořte pro ně nové soubory. Vložte nežádoucí papír do koše nebo drtiče. Pokud jsou vaše soubory důvěrné, nezapomeňte zásuvky uzamknout.
