Spisová skříňka obvykle odkazuje na kus kancelářského nábytku, který ukládá soubory a dokumenty. Skládací skříně se dodávají v různých velikostech. Některé z nich mají zámky, které zabraňují neoprávněnému přístupu, zatímco jiné skříně jsou snadno transportovatelné a přístupné každému. Podniky s velkým počtem souborů, jako jsou nemocnice, advokátní kanceláře nebo školy, často udržují skříně, které se nemohou snadno pohybovat.
Základy
Existuje několik způsobů, jak dokumentovat. Chcete-li vytvořit systematický přístup, měli byste analyzovat informace, které budou uloženy v rámci souborů. Brainstorm různé způsoby, abyste mohli vybrat nejlepší metodu. Pokud například budete uchovávat záznamy o dodavatelích automobilových dílů, mohli byste podat abecední přístup založený na názvu společnosti. Můžete také stanovit způsob oddělení dodavatelů podle regionu (např. Jih, Západ, Východ, Mezinárodní). Pokud uchováváte záznamy plazů, pak by vaše metoda mohla zahrnovat organizaci plazů podle jejich vědeckých názvů nebo do data vytvoření souboru.
Správa dokumentů
Jakmile navrhneme uspokojivou metodu, ujistěte se, že ji zapíšete, aby ostatní lidé mohli pochopit a sledovat systém podávání. Také byste měli zajistit, že soubory budou správně zachovány, protože systém bude rychle neúčinný, pokud jsou soubory neúplné (např. Chybějící data) nebo jsou nesprávně uloženy (např. Ignorované kategorie podání). Například pokud oddělujete pohlaví podle barvy, pak lidé, kteří vytvářejí soubory, si musí vzpomenout na odlišnost mužů a žen.
Musíte předvídat růst a přidat další skříňky nebo prostor podle potřeby. V opačném případě budou záznamy příliš plněné. Také zvážit, jak rozlišovat aktivní od neaktivních souborů a případně, kdy je třeba zničit nebo skartovat neaktivní soubory.
Úvahy
Mnoho firem zavádí systémy pro organizace dokumentů, které používají originální dokumenty nebo kopie. Nicméně před vytvořením nového systému archivace byste měli prozkoumat virtuální možnosti. Můžete například zakoupit softwarový program a vstupní data do interního nebo webového serveru. Dokonce i když máte v současné době systém archivace, měli byste vyhodnotit čas a náklady na přenos dat s potenciálními úsporami nákladů a efektivitou digitálního nebo webového úložiště. Advokátní kanceláře, které používají softwarový software pro řízení případů Needles, mohou věnovat významný čas přenosu dat, ale jakmile systém plně funguje, existuje mnoho výhod, jako je možnost přístupu k souborům ze vzdálených míst.
