Všechny organizace vyžadují řádnou správu záznamů od doby, kdy jsou záznamy generovány, dokud nejsou vyčištěny ze systému. Neexistující nebo špatně plánované archivační systémy vedou k obtížím při podávání a získávání záznamů nebo k nedostatečné účinnosti při řízení toku informací. Mohou také vytvořit právní problémy kvůli ztrátě záznamů nebo nedbalému vedení záznamů. Dobře navržené archivní systémy používají abecední, alfanumerické nebo číselně kódované štítky, které generují efektivní správu záznamů a vytvářejí více profesionálně řízených organizací.
Numerické systémy archivace vysvětleny
Číselné systémy přiřazování přiřazují čísla každému souboru nebo záznamu obsahujícím informace. Číslování lze čerpat ze samotného záznamu (např. Čísla objednávkových objednávek), číslování souborů v pořadí generování záznamů (od 1 do 1000), pomocí číslování v sekci, kde jsou soubory číslovány pod sekcemi - nebo kategoriemi - jako 100, 200, 300 atd.., patří do specifických podkapitol nebo do desetinných míst (podobně jako desetinný systém Dewey). Číselné systémy archivace často obsahují index souborů, který pomáhá při nahrávání záznamů.
Organizace a udržování objednávky
Numerické kódování umožňuje posun celé části záznamů při zachování řádného sekvencování. Záznamy jsou podávány postupně, zprava doleva a shora dolů. Přímé číselné soubory jsou uspořádány v po sobě jdoucích, vzestupném pořadí - od nejnižšího po nejvyšší. Soubory oboustranného tisku mají dvě nebo více sérií čísel oddělených pomlčkami, čárkami nebo mezerami a jsou podány otvíracími množinami, následovanými následujícími čísly. Chronologicky-číselné systémy indexují soubory podle roku, měsíce a dne.Terminálové číselné systémy umožňují seskupování souborů na regálech, uspořádání souborů podle posledního čísla (dva až čtyři číslice dlouhé) jako prvku prvního archivace a podávání záznamů postupně podle posledního čísla, prostředního čísla a pak prvního čísla. Požadavky na skladovací prostory lze snadno stanovit seskupením záznamů podle číselných částí - 10s, 100s, 1000s záznamů na poličku nebo police. Navíc je organizace záznamu dále rozšířena indexováním souborů.
Přesnost
Velkokapacitní archivační systémy - často vyhledávané a opakovaně archivované soubory - v kombinaci s barevně označenými etiketami umožňují rychlé vyhledání a opětovné uložení souborů a eliminují záměnu, kde se číslo postupně snižuje. Například v terminálových číselných systémech je konečné číslo kódováno jednou barvou, střední číslo získá oddělenou barvu a první číslo dostane svou vlastní barvu. Při změně prvního, středního a posledního čísla se změní barva. Barva působí jako vizuální stopa pro zvýšení rychlosti a efektivnosti při podávání.
Rychlost archivace
Numerické systémy archivování v kombinaci s barevným kódováním zvyšují archivování a rychlost vyhledávání - i při načítání souboru se jedná o odkaz na index identifikace čísla souboru - protože správce souborů má okamžitou informovanost o umístění souboru podle skupiny souborů. V případě sloučení organizací, kde jednotlivé organizace mají odlišné číslovací systémy, není třeba číselné kódy měnit. Přidávání souborů do souboru souborů je rychlejší, protože menší číslované soubory (6 číslic) jsou umístěny vlevo od vyšších číslovaných souborů (7 číslic).
Důvěrnost
Numerické systémy archivace pozitivně identifikují specifické záznamy a současně zachovávají důvěrnost, což je obzvláště důležité v lékařských, zákaznických a zaměstnaneckých záznamech, a to odstraněním jakýchkoli osobních značek identity. Číselné systémy archivu snadno splňují pravidla HIPAA.
