Přesné prohlášení o práci je klíčem k vytvoření úspěšného vztahu mezi vaším podnikem a dodavatelem údržby. Stanovení jasných očekávání služby před zahájením nabídky vám pomůže vyhnout se nedorozuměním, které jsou nejčastější příčinou selhání outsourcingu údržby, podle webových stránek FacilitiesNet. Jakmile získáte vítěznou nabídku, vyjednávejte termíny a napište jasnou a dobře definovanou smlouvu o údržbě.
Požadavky na údržbu
Nahradit tradiční dohody založené na vstupu na úrovni služeb, které jsou ve většině smluv o poskytování služeb založeny na požadavcích na údržbu založenou na výsledcích. Na rozdíl od dohod o úrovni služeb, které obvykle obsahují seznamy úkolů i požadovaných materiálů, požadavky na údržbu definují jak výsledky, tak klíčové ukazatele výkonnosti, avšak umožňují dodavateli určit, jaké kroky a materiály jsou nezbytné pro dosažení cíle. Požadavky založené na výsledcích jsou obzvláště důležité, pokud jste outsourcing zařízení nebo údržbu zařízení, protože nemáte vlastní znalosti nebo dovednosti.
Parametry smlouvy
Definujte parametry, které umožňují efektivní správu smluv. Zahrnout například klauzuli, která definuje systém pracovního příkazu, který zajišťuje, že personál údržby nepřijme žádosti o údržbu přímo od zaměstnanců a také vám poskytuje způsob, jak sledovat výkon dodavatele a požadavky na naléhavou nebo nouzovou údržbu. Zahrnout klauzuli, která určuje, kdo je zodpovědný za poskytování - a zaplacení - nástrojů a potřebných potřeb pro provádění údržbářských prací.
Upřednostněte mimořádné události a reakční časy
Řešení mimořádných událostí v oblasti údržby zahrnující pohotovostní pohotovostní pohotovost a upřednostňování doby odezvy po hodině podle stupně naléhavosti. V závislosti na požadavcích na údržbu je možné nastavit očekávání na pracovní týdenní den nebo požadavek, aby dodavatel byl k dispozici 24 hodin denně, sedm dní v týdnu, 365 dní v roce. Upřednostněte potíže po hovoru jako rutinní, naléhavé nebo nouzové a nastavte čas potřebný pro naléhavé a nouzové volání. Například kategorizovat nefunkční klimatizaci jako naléhavou a vyžadovat, aby personál údržby byl na místě a pracoval na opravě během dvou hodin.
Popište způsob platby
Rozhodněte se o struktuře plateb, která bude fungovat pro vás a dodavatele. Kombinace pevných a variabilních plateb funguje dobře u většiny smluv o údržbě. Použití platebního modelu s pevným poplatkem pro běžnou údržbu na pracovišti a proměnlivý platební model pro naléhavé i nouzové volání v pohotovostním a pohotovostním režimu. Například zvýšení pevného poplatku o 10 procent za naléhavé hovory po hodinách a 20 procent za tísňová volání. Zahrňte model náhrady, pokud máte v úmyslu uhradit dodavateli všechny nebo procento nástrojů a dodávek, které poskytuje.
