Text, který se v kanceláři vyráběl, pocházel pouze z pečlivého zpracování nebo rychlého psaní. To vyžadovalo velkou péči při vytváření dokumentu a mnoho času, kdy byly potřebné opravy. Dnešní obchodní text se snadno mění a rychle se vyrábí díky softwaru pro zpracování textu a počítačům, které jsou běžnými pracovními nástroji.
Popis
Dokument pro zpracování textu je jakýkoli dokument založený na textu, který vypadá stejně, ať už je zobrazen na obrazovce počítače nebo vytištěn v tištěné podobě. Protože vytváříte tyto rukopisy pomocí počítačového softwaru, můžete rychle zadávat text a interaktivně měnit obecné uspořádání nebo vzhled slov.
Software
Nejběžnějším softwarem pro zpracování slov je aplikace Word, která je součástí větší sady Microsoft Office Suite. Jeho hlavní nevýhodou jsou vysoké náklady, i když existují další komerční konkurenti, jako je Corel WordPerfect. Mezi další volné alternativy patří internetové dokumenty Google Docs a Open Source OpenOffice Writer, které mohou otevřít a manipulovat se soubory aplikace Word. Všimněte si, že mezi mnoha podporovaných přípon souborů, Word běžně používá doc a docx.
Styly
Dokumenty pro zpracování slov obecně používají styly, které prosazují konzistenci mezi různými prvky dlouhého rukopisu. Můžete například definovat styl záhlaví, který se zobrazí se specifickým písmem, barvou a velikostí. Potom můžete použít tento styl všech titulů dokumentu. Pokud se rozhodnete, že chcete změnit vzhled záhlaví, například zvýšením velikosti písma, nemusíte jednotlivě měnit každý titul. Namísto toho upravte styl hlavičky a celý text, ke kterému je použit styl, se také automaticky změní.
Reference
Odkazy automaticky mění text v závislosti na okolnostech. Například můžete vygenerovat obsah a index s čísly stránek. Pokud změníte počet stránek, nemusíte individuálně upravovat odkazy na stránky. Místo toho se tato čísla automaticky přizpůsobí při tisku dokumentu.
Přenositelnost
Dokument pro zpracování slov může snadno vyměňovat informace s jinými typy softwaru. Například, spíše než pracně překreslovat tabulkový rozpočet pokaždé, když se procenta mění, můžete graf importovat z tabulkového programu. Změnou čísla v tabulce tak automaticky upravíte graf v dokumentu. Podobně, pokud rukopis obsahuje informace jako jména a adresy, které byste chtěli použít v samostatném programu, můžete tyto údaje snadno exportovat pro další zpracování.
