Pořádání semináře o konkrétním tématu může lidem naučit něco nového, reedukovat lidi na něco, co již zná, a zavést pokroky ve vašem oboru. Ale uspořádání semináře může být nákladné. Existuje řada rozhodnutí, která budete muset učinit, abyste věděli, kolik peněz na rozpočet pro váš seminář a množství faktorů, které ovlivní celkové náklady.
Položky, které budete potřebovat
-
Rozpočet semináře
-
Odhad účastníků
-
Seznam prodejců
-
Předchozí rozpočtový plán semináře
Začněte vytvářet plán rozpočtu pro váš seminář tím, že určíte, kolik peněz musíte vynaložit na něj. Pokud vaše organizace přidělila určitou částku na událost, musíte vědět, co to je. Pokud hodláte účtovat na semináři v naději, že dokonce porušíte, určitě určíte, kolik se bude účtovat na základě počtu očekávaných účastníků a celkových plánovaných nákladů na akci.
Určete celkové náklady na událost vytvořením seznamu položek potřebných k uspořádání semináře. Zahrnujte takové věci, jako jsou náklady na pronájem zařízení, pokud nemáte k dispozici prostor, náklady na pronájem audiovizuální techniky pro přednášející, náklady na přednášející, pokud jsou placeny, náklady na jakékoli tištěné výtisky a pera a náklady na pronájem stolů a židlí, pokud plánujete tak učinit.
Požádejte o plán rozpočtu z předchozího semináře, který uspořádala vaše organizace, abyste získali představu o tom, kolik zaplatil za každou z těchto položek. Budete také chtít získat seznam doporučených dodavatelů, které vaše organizace používala v minulosti. Pokud vaše organizace nemůže doporučit žádnému dodavateli, obraťte se na místní obchodní komorou nebo jiné organizace, s nimiž máte dobré vztahy, a zeptejte se, zda mohou dodavatele doporučit. Zavolejte prodejce, kteří hodláte používat, a požádejte o odhady na základě počtu účastníků, které plánujete mít na semináři.
Sledujte odhady dodavatelů vytvořením formuláře v počítači. Vytvořte sekci pro každou položku, kterou potřebujete. Například, udělejte sekci označenou "audiovizuální" a zadejte do společnosti a přibližnou cenu. Pokud obdržíte nabídky od dvou společností, uveďte je oběma a jejich ceny. Udělej to pro každou položku ve svém seznamu a celkové částky. Máte-li různé ceny od podobných dodavatelů, začněte přidáním množství dodavatele, který dáváte přednost, a přepněte na levnějšího dodavatele, pokud vaše celkové náklady skončí příliš nákladným.
Porovnejte celkové předpokládané náklady na seminář s částkou, kterou vaše společnost rozpočtovala, abyste zjistili, zda je přijatelná. Je-li cena příliš vysoká, zvažte možnost účastníků účasti na semináři. Rozdělte náklady na seminář nebo náklady na seminář za rozpočet o počet očekávaných účastníků, abyste zjistili, kolik byste měli účtovat lidem.
