Požadavek na rozpočet je obchodní dopis, který hledá finanční prostředky na výdaje a režijní náklady na projekt nebo oddělení v rámci organizace. Méně formální než tradiční obchodní návrh, musí být tato žádost stále v souladu s přísným obchodním psaním a poskytnout čtenáři důkladné pochopení projektu při zodpovězení všech otázek, které mohou vzniknout.
Položky, které budete potřebovat
-
Podrobný rozpočet
-
Informace o kontaktu s publikem
-
Podklady
Najděte správného jednotlivce, který dohlíží na rozpočtové požadavky konkrétního projektu. V každé organizaci může být několik různých osob, které dohlížejí na výdaje a rozpočtové úvahy. Udělejte si čas důkladně prozkoumat své publikum. Zajistěte, abyste získali správné pravopisné a kontaktní informace.
Poskytněte historické zázemí pro projekt. To by mělo zahrnovat veškeré předchozí zkušenosti s podobnými projekty, předchozími rozpočty nebo plány výdajů a úspěchem získaným z předchozích snah. Zahrnout všechny aktuální trendy, které mohou mít vliv na úspěch nebo selhání projektu.
Zadejte účel pro aktuální požadavek na rozpočet a uveďte podrobné plány. Zahrnout, jak budou peníze přiděleny a jaké náklady budou pokryty. Například pokud bude rozpočet vynaložen na personální obsazení a dodávky, uveďte, jaké procento rozpočtu bude přiděleno pro každý požadavek. Adresujte všechny otázky, které může rozumná osoba požádat o projekt předem, aby nedošlo k prodlevám při schvalování nebo formálnímu odmítnutí žádosti.
Připojte podrobný rozpočet na náklady projektu nebo oddělení. To dává hodnotící osobě přesné počty pro projekt. Jako standardní rozpočet by měl tento oddíl obsahovat přesné řádkové položky pro každý požadovaný výdaj. Pokud nejsou k dispozici přesné údaje, bude nutné odhadnout celkové náklady na danou řádkovou položku.
Uzavřete požadavek shrnutím důležitých podrobností. To lze obvykle provádět v jednom nebo dvou odstavcích. Poté vložte své jméno a kontaktní informace. Navrhněte následné schůzky, abyste dále projednali žádost o financování.
Tipy
-
Obchodní psaní musí být vždy čisté a stručné. Poskytněte dostatek informací, abyste předložili platný argument pro vaši žádost, ale nepokoušejte se překonat chmýří. Nezapomeňte, že váš čtenář bude mít mnoho projektů, které je třeba zkontrolovat. Neztrácejte čas s nedůležitými detaily.
Varování
Buďte opatrní při odhadování budoucích výdajů. Odhadnout příliš malou hodnotu pro řádkovou položku může způsobit, že váš rozpočet bude výrazně pod tím, co je skutečně zapotřebí. Příliš velké odhady mohou způsobit, že váš rozpočet bude považován za nepřiměřený a bude odmítnut.
