Efektivní obchodní dopisy jsou důležitým nástrojem v arzenálu každého obchodníka. Ať už je určeno prodávat produkt nebo službu, nebo prostě zavést sám autora, musí mít efektivní obchodní dopis několik základních charakteristik, aby získal čtenáře příznivě reagovat. Dopis musí volat příjemce k akci a přesvědčit jej, aby dělal to, co si spisovatel přeje. Všechny účinné obchodní dopisy mají určité společné vlastnosti.
Kompletní informace
Účinné obchodní dopis má všechny informace, které čtenář potřebuje k tomu, aby jednal správně. V tomto dopisu se jasně uvádí, kdo je z tohoto dopisu a kde a jak reagovat. Uvádí, v čem je tento dopis, kdy je třeba podniknout kroky, kde je třeba podniknout kroky a proč je třeba nyní podniknout kroky. Obchodní dopis je plný informací a nezanechává nic. Má jednoznačnou výzvu k akci a informuje příjemce o tom, jak tuto akci provést.
Stručnost
Efektivní obchodní dopis není květinový nebo ozdobený. Je to volné a na místě. Žádné zbytečné slova nejsou. Jazyk je při jeho doručování stručný, takže čtenáři mají pouze potřebné informace. Obchodní dopis není místem, kde by se ukázalo velké slovo nebo poezie. Efektivní obchodní dopisy jsou krátké a do té míry.
Výhody, ne funkce
Efektivní obchodní dopisy se zaměřují na přínosy pro příjemce, nikoli na vlastnosti produktu nebo informace. Odpověď na otázku pro čtenáře: "Co je pro mě?" Obchodní dopis bere v úvahu časové omezení kladené na čtenáře a potřeby, které čtenář přináší ke stolu. Zabezpečuje jim, což čtenáři usnadňuje, aby podnikli požadovanou akci. Obchodní dopisy se zaměřují na to, jak může čtenář napomáhat čtenáři, ne proč by čtenář měl pomáhat spisovateli.
Specificita
Při psaní obchodních dopisů používejte specifický jazyk. Informujte čtenáře přesně, co mohou očekávat od výrobků, služeb nebo podniků. Nepoužívejte nejasný jazyk, který může nechat hádat. Použijte v případě potřeby další příklady pro vyjasnění jazyka, aby byl obchodním dopisem čtenář jasný. Je-li slib uveden v dopise, ujistěte se, že podnik může zálohovat. Rovněž použijte akční slovesa namísto pasivních sloves, abyste získali své síly.
Jasnost
Vyhněte se použití žargonu, pokud to není naprosto nezbytné v úsilí o jasnou komunikaci. Je důležité přesně objasnit, co dopis nabízí a co dopis žádá od čtenáře. Pokud tomu tak není, čtenář nemusí přijmout požadovanou akci a dopis nebude účinný. Použijte jasný, silný jazyk, abyste zdůraznili, co by čtenář měl po přečtení obchodního dopisu. Krátké věty se silnými, použitelnými slovesami se doporučují, aby povzbudili čtenáře k jednání.
Etiketa
Nezapomeňte dodržovat správnou etiketu v obchodních listech. Nezapomeňte zjistit správný název a pravopis osoby, která obdrží dopis. Adresujte je vhodně. Odpovězte na všechny dopisy, které vyžadují odpověď. Po dodržení správné etikety podnikatel ukazuje, že má řádný respekt vůči osobě, na kterou píše. Toto respektování může vést k tomu, že čtenář dopisu přijme výzvu k akci.
Správnost
Z formátování dopisu na vhodnost přijímače musí obchodní dopis zasáhnout mnoho správných poznámek, aby byl účinný. Ujistěte se, že je zaslána správné osobě, ve správném oddělení, ve správné firmě. Ujistěte se, že dopis přijde na správnou osobu, aby podnikla kroky, které jej dopis žádá. Přečtěte si dopis a posuzujte, zda je jazyk správný pro osobu, jíž ho posíláte, a to ani příliš formální ani neformální. Pokud je připraveno k odeslání, zkontrolujte dvakrát formátování chyb.
