Chcete-li provozovat efektivní podnikání, je nezbytné sledovat papírování. Smlouvy. Návrhy. Faktury. Účty. Licence. Dokonce i v 21. století, kdy je většina papírování digitální, je stále potřeba správa souborů, aby vaše správní operace probíhala hladce. Mnohé zásady správy obchodních dokumentů zůstávají stejné, ať už se jedná o váš digitální systém archivování na notebooku nebo v cloudu.
Zásady správy souborů
Základním zákonem dobrého řízení souborů je, aby vám systém usnadnil hledání dokumentů. Pokud tomu tak není, pak to nepoužívá.
Dobrý systém podávání dokumentů, ať už je umístěn v ocelové skříňce nebo v oblaku, by měl učinit méně namáhavé a obtížně pilování. neměli byste strávit několik minut pouze zjišťováním, který soubor má tento měsíční prodejní výkaz. Měl by také být snadno získat požadované informace. Správné podání nezávisí na lidech: pokud váš správní asistent nebo IT osoba skončí, jejich nahrazení by mělo být schopno zjistit systém. Kategorie souborů by měly být jasné a snadno identifikovatelné. Systém by měl usnadnit identifikaci a vyčištění neaktivních záznamů.
Flexibilita je také důležitá, zejména u softwaru. Systém archivace dokumentů, který zablokuje vaši firmu do jediného dodavatele nebo konkrétní počítačové platformy, může být problémem na cestě.
Systém musí být také schopen zvládnout růst. Soubory se nevyhnutelně hromadí, jak vaše podnikání roste, přidává nové zákazníky a rozšiřuje personál. Dobrý systém zvládne více dat a ukládání dokumentů, než očekáváte.
Výhody správy souborů
Dobré řízení obchodních dokumentů může přinést konkrétní výhody pro vaše podnikání. Rychlejší podávání a načítání šetří čas a zvyšuje efektivitu a produktivitu zaměstnanců. Pokud systém snižuje chybné soubory, může to ušetřit spoustu času a problémů. To platí zejména tehdy, když jedete do soudu nebo podstupujete audit: bez použití klíčových dokumentů může dojít k nešťastnému výsledku.
Účinný a dobře promyšlený systém snižuje počet zakázek, které potřebujete k nákupu, a množství místa, které je potřebujete k ukládání. Také usnadňuje školení nových pracovníků.
Digitální a pevná kopie
Použití systému správy digitálních souborů má značné výhody. Digitální archivace umožňuje vyhledávat dokumenty podle klíčových slov, které vám mohou rychleji poskytnout papírování. Dobrý systém má další výhody:
- Umí ukládat různé typy dokumentů, jako jsou soubory pro zpracování textu, e-maily a soubory PDF.
- Omezuje přístup k důvěrným dokumentům.
- Sleduje, kdo čte, který dokument.
- Pokud někdo provede změny, můžete je sledovat. V případě potřeby je můžete vrátit zpět.
- Kontrola, kdy lze starší dokumenty smazat.
- S mobilními telefony a dalšími mobilními zařízeními je snadné přistupovat a upravovat dokumenty.
Některé dokumenty však musí zůstat v tištěné podobě, i když je skenujete a digitalizujete. Pravidla často vyžadují, abyste si kopie obchodních licencí a povolení na papíře, a to nejen v kyberprostoru. Mezi další dokumenty, které by se mohly uchovat v tištěné podobě, patří výroční zprávy, certifikáty, pojišťovací listiny a směnky. V závislosti na vaší práci můžete mít specifická pravidla pro ukládání dokumentů, které musíte řešit.
Fyzické dokumenty jsou ohroženy zničením z ohně, zemětřesením, hurikánem nebo prostě potrubím, které rozbíjí a zaplavuje kancelář. Vaše firma by měla podniknout kroky k tomu, aby:
- Doklady v čistých, bezpečných, ekologicky nezávadných a ohnivzdorných obalech.
- Zhotovte záložní kopie, ať už digitální, mikrofiše nebo fotokopie.
- Najděte místo pro ukládání kopií mimo místo, takže pokud dojde k požáru nebo jiné katastrofě, nesplní se stejný osud jako originál.
- Záložní místo pro ukládání by mělo být takové, které můžete získat po katastrofě. Jedinou výhodou úložiště v cloudu je, že máte přístup k informacím kdekoli, kde stále funguje internet.
Indexování záznamů
Aby bylo co nejvíce využívat systém podávání, je třeba ho efektivně indexovat. Standardní kategorie by mohly zahrnovat například daně, smlouvy, korespondenci se zákazníky, soudní spory, splatné účty a pohledávky. Papírové a digitální soubory by měly sledovat stejnou schéma indexování. To usnadní školení zaměstnanců, aby věděli, kde najít papíry.
Pravidla likvidace dokumentů
Když plánujete systém správy souborů, musíte se vyrovnat s dobrým plánem uchovávání dokumentů nebo s pokyny, jak dlouho se mají soubory uchovávat. Dokonce i v případě systému digitálního archivace je to důležité: pokud vaše podnikání pokračuje a roste, nakonec hledání "smlouvy o surovinách" nebo podobně může způsobit desítky zastaralých dokumentů.
Váš plán uchovávání dokumentů musí brát v úvahu právní a obchodní požadavky. Máte-li dokumenty související s vaším daňovým výpisem, jako jsou faktury platené kreditními kartami, které prokazují obchodní nákupy, říká IRS, že byste měli uchovávat minimálně tři roky po předložení výkazu. Tak dlouho může IRS zpravidla nahlédnout a prověřit vás. Udržujte záznamy o zaměstnanosti po dobu čtyř let a držte se k návratům, které si vyžádají náklady na špatné dluhy po dobu sedmi let.
Pro různé záznamy se vztahují různá pravidla. Můžete mít soubory související s dodržováním předpisů o životním prostředí, podání Komise pro cenné papíry a burzu, federální a státní předpisy týkající se bezpečnosti práce a diskriminační žaloby. Každý regulátor má své vlastní požadavky. Potřebujete také zásady pro obyčejné obchodní záznamy. Například nechcete smazat smlouvu dříve, než dokončíte úlohu, kterou jste podepsali. Záznamy týkající se probíhajících soudních sporů by neměly být zničeny, i když by to bylo pro vaši společnost výhodu.
Je vaší odpovědností, nebo to, kdo řídí váš program, vědět, které záznamy musí být uchovávány a jak dlouho. Kdo zpracovává záznamy, měl by znát firemní politiku a školit všechny své podřízené. Pravidelní zaměstnanci to potřebují znát také. Pokud například zaměstnanec odešle nebo obdrží e-mail, který je třeba archivovat, potřebuje dostatečný výcvik, aby uznal nutnost.
U fyzických dokumentů poskytuje skartování konečnou úroveň bezpečné likvidace. U digitálních souborů potřebujete postupy, které je odstraní za obnovení. Udržujte přehled sledování, které záznamy jste zlikvidovali a kdy jste je zničili.
Bezpečnost a soukromí
Obrovské hackery a narušení dat jsou rutinním faktem života 21. století. To neznamená, že jsou triviální: narušení dat může poškodit vaši pověst, způsobit vám peníze nebo spustit vlnu soudních sporů nebo pokut. Dokonce i informace vytekající uvnitř společnosti mohou způsobit potíže. Několik federálních zákonů vyžaduje, abyste například zachovávali důvěrné informace o zaměstnancích. Pokud mají jiní zaměstnanci přístup k důvěrným záznamům, mohli byste být na světě legální bolesti.
Součástí nastavení systému správy souborů je implementace zásady zabezpečení a ochrany osobních údajů. Schopnost pracovníků vidět dokumenty by měla být založena na potřebě vědět. Přístup by měl být založen na autorizačním systému, spíše než důvěřovat zaměstnancům, aby se nedívali na utajované dokumenty.
Je obvyklé sdílet dokumenty online, pokud pracují více zaměstnanců na stejném projektu. To otevírá další okno zranitelnosti pro vynechání důvěrných informací. Šifrování souborů nebo pomocí systému pro sdílení souborů, jako je Dropbox, může zabránit úniku dat.
To je další důvod, proč skartovat nebo odstranit staré nepotřebné soubory. Dokonce i když nejsou pro vaši firmu užitečné, mohou mít důvěrné informace o bývalých zaměstnancích nebo zákaznících, kteří by si toho nevšimli.
Bez ohledu na pravidla, která získáte, je nezbytné vyškolení všech zaměstnanců nejen o tom, jak nahrát a načítat data, ale také o pravidlech důvěrnosti a plánu uchovávání záznamů.
