Chybějící termín projektu může poškodit váš vztah s klientem a náklady na podnikání. Někdy jsou však zpoždění nevyhnutelné. Způsob, jakým přerušíte zprávy, může způsobit rozdíl mezi posílením vašeho vztahu a jeho zničením. Pokud se k problému přistupujete správným způsobem, můžete posílit důvěru klienta a ujistit ho, že budete dělat cokoli, co je zapotřebí k dokončení projektu.
Pravidelně kontrolujte
Místo čekání, dokud nebude problém se se svým klientem dotýkat základny, pošlete týdenní aktualizace pokroku a aktuální časovou osu. Protože jste s ním často komunikovali, nebude to tak šokující, když ho budete informovat o zpoždění. Pokud je jasné, že narazíte na potíže, informujte klienta a okamžitě se omluvte. Vaše omluva bude mít větší dopad, pokud bude doručena dříve, než kdyby ji váš klient obdržel po uplynutí lhůty.
Rozpoznat nepříjemnost
Informujte svého klienta, že rozumíte potížím, které mu zpoždění způsobí. To demonstruje, že situaci brát vážně a že jste znepokojen tím, jak se to dotkne. Ujistěte se také, že máte problém a nedovolíte, aby se to stalo znovu. Tím bude pravděpodobnější, že se bude držet vaší společnosti spíše než najít někoho jiného, kdo dokončí projekt. Například mu řekněte: "Vím, že se spoléháte na to, že budete mít toto předstih před vaší výroční schůzí akcionářů. Identifikovali jsme tento problém a uděláme vše, co je potřeba, než to skončí."
Plánujte
Namísto toho, že bude vaše práce pozdě, poskytněte klientovi nový termín dokončení. To mu umožňuje nastavit časovou osu a přizpůsobit změnu. Bude mít větší důvěru ve vaše schopnosti, pokud máte jasnou časovou osu, než kdybyste jen řekli, že nevíte, kdy budete hotovi. Také načrtněte, co uděláte, abyste projekt vrátili zpět. Nechte klienta vědět, že víte, co se stalo špatně a že jste řešili problémy a plánujete vrátit projekt zpět.
Minimalizujte poškození
Když sdělíte zákazníkovi zpoždění, nabídněte mu něco, co byste vylepšili nepříjemnost. Například mu nabídněte slevu na tento projekt nebo na budoucí projekt, který mu povzbudí, aby vám dal další šanci. Můžete také nabízet další položky nebo služby zdarma. To demonstruje, že chcete provést opravu a opravu vztahu a současně poskytnout klientovi hmatatelný přínos pro to, abyste získali druhou šanci.
