V nejjednodušší podobě je vnitřní kontrola součtem všeho, co vaše firma dělá, aby identifikovala a snížila rizika, která podle USASmall Business Administration často spotřebovávají asi 5 procent ročních příjmů podniku. Přestože podniky všech velikostí čelí riziku podvodů, krádeží a zneužívání obchodních aktiv, jsou malé podniky s nedostatečnými dokumentačními postupy často více zranitelné. Dokumentační postupy přispívají k silným vnitřním kontrolám a jsou jejich součástí.
Zvýšená odpovědnost
Zatímco dobře vyvinuté postupy dokumentace posilují jak preventivní, tak detektivní vnitřní kontroly, nedostatečné postupy dokumentace jsou hlavním důvodem, proč některé firmy nezjistí, že krádež nebo podvod se vyskytuje, dokud nebude příliš pozdě, píše v časopise Journal of Accountancy. Formální postupy dokumentace poskytují pokyny pro provádění kontrol a zvyšují zodpovědnost, protože vaši zaměstnanci musí prokázat a ověřovat, spíše než jednoduše uvést, že následovali nebo prováděli vnitřní kontrolu.
Evidenční hodnota
Dokumentační postupy vytvářejí sledovatelné důkazy, včetně toho, kdo byl zapojen do úkolu nebo finanční transakce a kdy a jak byla zapojena. Můžete vytvářet procedury, jako například časové a datové razítko, které fungují za scénami, a nastavit pravidla pro dokumentaci, která mají zaměstnanci sledovat. Obě jsou stejně důležité pro rekonstrukci akcí při sledování transakcí a vytváření kontrolních záznamů. Například podepsané poukázky, kopie drobných dobíjacích hotovostních šeků, identifikační číslo zaměstnance a počítačové časové a datové razítko poskytují důkazy o auditu.
Více bezpečného řízení informací
Skutečné nebo naskenované přílohy, poznámky pod čarou ve finančním výkazu a protokol o změnách transakcí s počítačem jsou příklady postupů dokumentace, které přispívají k posílení řízení řízení informací. Všechny jsou užitečné pro dokumentaci důvodů pro opravu nebo úpravu papírových nebo elektronických obchodních záznamů, které vám nakonec pomáhají předcházet podvodům a krádežím zaměstnanců. Odpovídající datum-čas razítko a důkaz o předchozím schválení, jako jsou iniciály správce oddělení, ještě více posiluje řízení správy informací.
Lepší kontrola kvality
Kromě prevence jak vnitřního, tak i externího podvodu mohou postupy kontroly dokumentace skladu a inventáře podporovat kontroly kvality. Patří sem také povinnost počítat, kontrolovat a dokumentovat poškozené příchozí a odchozí zboží. Postupy předcházení podvodům a odcizení, které přispívají k dobré vnitřní kontrole, zahrnují pravidlo dokumentace, které vyžaduje, aby zaměstnanci vyplnili, podepisovali a předkládali výběrový list pro každou odchozí objednávku zákazníka a postupy značkování, které zaznamenávají a identifikují položky inventáře včetně popisů, čísel dílů, opatření a množství.
