Jak napsat správní zprávu

Zprávy jsou nejběžnější metodou rozptýlení informací v podnikovém světě. Faktické zprávy analyzují a popisují situaci a zahrnují velké množství přesných dat. Úspěšní spisovatelé zpráv vědí, že psaní zprávy je jen konec procesu. Naplánují svou zprávu, zvažují její účel a kdo ji přečte a rozhodnou se, co má vložit a jak je efektivně organizovat. Účinně napsaná a dobře prezentovaná faktická zpráva je výsledkem pečlivě naplánovaného procesu.

Určete čtečky a nastavte cíle

Zvažte znalosti čtenáře

Zvažte, co již čtenář ví. Společné problémy ve věcných zprávách nadhodnocují a podceňují znalosti čtenáře. Je snadné přemoci lidi s žargonem nebo je nudit s zjednodušujícími informacemi. Zkuste zjistit, kolik vaše čtenáři již zná a komunikují na odpovídající úrovni znalostí.

Porozumět zájmům vašich čtenářů

Přemýšlejte o postoji čtenáře. Čtenář může mít zvláštní zájmy, rád nebo ne. Pochopte, co vaše čtenář opravdu chce. Poskytněte zprávu, která se bude odvolávat k jejich postojům nebo se nebude moci číst. Zvažte, zda osoba, která čte zprávu, bude dělat tak, že bude vycházet z předběžných představ o obsahu.

Rozhodněte, jaké znalosti potřebuje čtenář

Rozhodněte, jaké faktické znalosti potřebuje čtenář. Zvažte, do jaké míry potřebujete poskytnout základní informace nebo definovat technické pojmy.

Zvažte požadované skutečnosti

Podívejte se, jaké fakty se čtenář chce učit. Přemýšlejte o tom, jak budou prezentovány skutečné údaje, které předkládáte. Někdy může proces ukázat, že zpráva vůbec není nutná nebo že cíl může být nejlépe splněn jiným způsobem.

Materiály, struktura a styl

Vyberte materiál opatrně

Vyberte materiál pečlivě. Udržujte je jednoduché a ospravedlňte své závěry. Zjednodušte co nejvíce. Vyhoďte cizí materiál a zaměřte se na základní. Ospravedlňte své závěry fakty a stavem, kde jste je našli. Postavte fakta do logického a konzistentního případu, aby váš čtenář mohl dospět ke stejným závěrům.

Naplánujte strukturu sestavy

Naplánujte strukturu zprávy. Faktem by měla být řada pokynů, které odvedou čtenáře k vašemu závěru. Začněte tím, že rozdělíte přehled na hlavní části. Každý předmět lze tímto způsobem rozdělit. Tyto subdivize se mohou stát ve vašem přehledu.

Vytvořte seznam pod každým okruhem všech bodů, které chcete zobrazit, a poznamenejte si informace, které potřebujete k jejich podpoře. Uspořádejte body v logické sekvenci, která splňuje vaše cíle.

Použijte vhodný styl

Použijte vhodný styl. Přestože zprávy vycházejí z přísných konvencí, existuje prostor pro osobní styl. Efektivní zprávy využívají proces redigování a redigování. Zvolte terminologii známou pro čtenáře. Technické pojmy jsou užitečné pro ostatní odborníky, ale budou matoucí pro ostatní.

Využijte vhodných prezentačních technik

Využijte vhodné prezentační techniky. Zprávy obsahují tabulky, grafy, sloupcové grafy nebo jiné diagramy, které prezentují data.

Postupujte podle smluv o psaní zpráv

Připravte titulní stránku

Připravte si titulní stránku. To obvykle obsahuje titul, titulky, datum, jméno autora a pozici ve firmě. Uvede také, kdo obdrží zprávu o skutečnosti. Může mít také referenční číslo nebo jinou formu klasifikace.

Napište shrnutí

Napište souhrn. To je zvláště důležité, pokud je zpráva dlouhá. Poskytuje zaměstnaným lidem podstatu zprávy, aniž by je museli číst vše. Atraktivní souhrn může motivovat lidi, aby přečetli celou zprávu.

Zahrnout obsahovou stránku

Zahrnout obsahovou stránku. Jedná se o samostatnou stránku s hlavními sekcemi nebo kapitolami, podsekcemi a přílohami. Zobrazuje také čísla stránek a musí uvádět vztah mezi sekcemi.

Napište úvod

Použijte úvod k vysvětlení účelu faktické zprávy. To poskytuje základní informace a vysvětluje, proč je to nutné. V úvodu se uvádí cíl zprávy, lidé, pro které byla napsána, a její oblast působnosti.

Uspořádejte soubor zprávy

Uspořádejte tělo zprávy. Obsahuje vaše podrobné údaje a zjištění, ukazuje, jak byly přijaty a označuje závěry, které jste učinili. Vyplňte své závěry. Shrnout hlavní faktické body své zprávy a nabídnout jim uvažovaný rozsudek.