Účast zaměstnanců na setkáních je často důležitá pro posílání důsledných zpráv zaměstnancům společnosti a pro čerpání nových a kreativních nápadů od zaměstnanců. Povzbuzování zaměstnanců k účasti na schůzkách a přispívání k nim však není vždy snadné, zvláště pokud jsou volitelné. Uskutečnění některých kroků jak při informování a podpoře zaměstnanců, tak i při některých zábavných aktivitách může pomoci při přesvědčování. S výsledky úspěšných setkání můžete zjistit, že se zaměstnanci začnou dobrovolně dostavovat.
Naplánujte schůzku v době, kdy bude k dispozici většina zaměstnanců a na vhodném místě. Konflikty plánování často představují překážku pro setkání s účastníky. Odstranění této bariéry a zajištění snadného přístupu na místo konání schůze eliminuje dva důvody, proč zaměstnanci mohou citovat, že se na schůzku neúčastní. Není-li předmět schůzky naléhavý, naplánujte to na pomalou dobu roku, kdy zaměstnanci nejsou zaneprázdněni klienty nebo projekty. Tímto způsobem budete pravděpodobně nejen získávat účast zaměstnanců, ale i jejich pozornost.
Zdůrazněte hodnotu setkání zaměstnancům a předem je informujte o jejich předmětu. Rozdělit podrobnou agendu všem a zvýraznit body, které požadují vstup zaměstnanců. Zaměstnanci budou častěji navštěvovat schůzku, pokud vědí, že příspěvek přijde částečně od sebe a od kolegů. Zahrnout jako doplněk k programu veškeré informace požadované pro zaměstnance, aby mohli účinně přispívat.
Vytvářejte historii účinných setkání, které si zaměstnanci vychutnávají a během nichž se jejich příspěvek poslouchá. Tato historie usnadní konsolidaci zaměstnanců, kteří se budou v budoucnu účastnit schůzky. Poslouchejte zaměstnance během diskusí a zahrnout jejich připomínky do minut po jednání. Pokud byly provedeny změny v důsledku toho, co zaměstnanec navrhl, zopakujte to. Dokonce ani v případě, že by komentáře všech zaměstnanců nebyly použity později, berte na vědomí obecnou povahu všech příspěvků ve veřejných zprávách, aby zaměstnanci mohli vidět, že jsou slyšeni.
Zahrnout praktické aktivity během setkání, takže změna tempa bude působit jako pobídka k účasti. Je-li na nové verzi softwaru společnosti nabídnuto trénink, požádejte během zasedání o otázky týkající se obecné znalosti a pop-kultury a za správné odpovědi nabídněte ceny, jako jsou kousky cukroví. Pokud upřednostňujete zůstat na tématu, účastníci setkání se rozdělí do skupin a pracují na cvičeních, které se zabývají tím, co se učí. Nejprve udělejte ceny skupině.Buďte kreativní s hrami a aktivitami, abyste lidi zajímali.
Nabídněte pobídky k účasti na schůzkách, jako jsou občerstvení a dokonce i ceny za dveře. Někdy linka "občerstvení poskytnutá" v distribuované agendě stačí na to, aby se zaměstnanci zúčastnili schůzky. Pro ty, kteří potřebují trochu dodatečného nátlaku, by šance vzít si domů nějakou firmu, by to mohlo udělat jen trik.
