Nabídkové smlouvy jsou nedílnou součástí procesu zadávání zakázek soukromým nebo veřejným zakázkám oprávněným společnostem. Společnosti, agentury a jednotlivci inzerují projekty, které potřebují, tím, že zveřejní požadavky a otevírají proces nabízení. Dodavatelé, kteří splňují požadavky na práci, předkládají nabídky na zakázku, v nichž uvedou, jak navrhují k dokončení projektu a za jakou cenu. Po skončení nabídkového řízení je zakázka zadána nejnižší nabídce. Nabídky smluv mohou pokrývat širokou škálu služeb, včetně stavebních prací, dodavatelů, elektrických, instalatérských a veřejných projektů. Největší zadávací zakázky jsou ve federálních, státních a místních správních orgánech, kde je zadávání veřejných zakázek obvykle vyžadováno zákonem.
Funkce
Funkcí smluvního nabídkového řízení je poskytnutí spravedlivého procesu uzavírání smluv. Smluvní nabídky umožňují společnosti, které splňují požadavky společnosti nebo agentury nabízející smlouvu, možnost zkusit a propustit práci bez toho, aby se musely starat o partizánství nebo nekalé soutěžní praktiky. Smluvní nabídky také umožňují někomu, kdo hledá dodavatele, aby si práci udělal za nejnižší možnou cenu. To podporuje hospodářskou soutěž, která je nezbytná v otevřeném tržním hospodářství. Pokud jde o státní a federální smlouvy, proces pomáhá udržovat zadávání zakázek ve veřejném oku a šetřit dolarů daňových poplatníků.
Typy
Zadávací nabídky jsou navrženy tak, aby splňovaly požadavky tří základních typů návrhů smluvních nabídek. Některé smluvní nabídky jsou uzavřené a jiné jsou otevřené k revizi. Tři typy smluvních nabídek jsou: Pozvánky na nabídky (IFP) jsou také známé jako zapečetěné nabídky a jsou obecně používány společnostmi nebo agenturami hledajícími prodejce dodávek nebo stavební služby. Návrh IFP obsahuje zadávací dokumentaci a uchazeči musí splňovat tyto požadavky, aby byl způsobilý k posouzení. Tyto typy smluvních nabídek jsou uzavřeny okamžitě po předložení a nemohou být změněny během nebo po nabídkovém řízení. Nedostatek vyjednávání z něj činí vysoce konkurenční formu zadávání zakázek, ve které držitel smlouvy udržuje přísnou kontrolu nad celým procesem. Požadavek na nabídku (RFQ) je podobný požadavku na veřejnou veřejnou instituci, v níž jsou zadávací podmínky specifikovány v návrhu. Nicméně s RFQ se smluvní uchazeči smí setkat se společností nebo agenturou před tím, než předloží nabídku k dotazování nebo diskusi o různých otázkách. Tyto nabídky jsou někdy otevřené k revizi a úpravám poté, co byly předloženy. Žádost o návrh (RFP) je návrh smlouvy, který se obvykle používá pro specializovanou službu, kde je pro držitele smlouvy těžké odhadnout konkrétní částku v dolaru. Společnost nebo agentura nabízející smlouvu poskytuje obecnou představu o službách, které hledá ve svém původním návrhu. Účastníci nabídkového řízení se obvykle účastní setkání před podáním nabídky, kde jsou projednány a dále definovány požadavky na zakázku. Zadavatel zadá nabídku, která obsahuje specifikace pro projekt a nastaví částku dolaru. Zadávací nabídky RFP jsou často otevřeny pro nové jednání v průběhu smluvního procesu a poté, co byla zakázka zadána.
Časové okno
Většina postupů zadávání veřejných zakázek zahrnuje časový rámec, který může trvat několik týdnů až několik měsíců. Obvyklá nabídková řízení probíhá takto: 1. Nabídková nabídka je veřejně inzerována, obvykle buď v novinách nebo na internetových stránkách. Návrhy mohou být inzerovány po dobu jednoho týdne nebo až jednoho měsíce. Návrh obsahuje specifikace smlouvy a poskytuje pokyny, jak získat balíček návrhů. 2. Společnosti předkládají své návrhy na zadání zakázky. Někdy je nutná předběžná konference, kdy se obě strany mohou shromáždit a projednat podrobnosti smlouvy. 3. Nabídky se otevírají předem stanoveným datem. Jsou přečteny a nabídka, která nejblíže vyhovuje požadavkům návrhu za nejnižší cenu, je zadána zakázce. Vítězný uchazeč je pak zpravidla informován prostřednictvím dopisu o zadání zakázky.
Úvahy
Existuje mnoho důležitých věcí, které je třeba vzít v úvahu při sestavování kontaktní nabídky. První věc, kterou je třeba zvážit, je, jak profil společnosti uchazeče odpovídá potřebám potenciálního klienta. Například většina federálních a státních vládních agentur zvažuje nabídky nabízené společnostmi, které jsou vlastněny ženami nebo minoritami před ostatními uchazeči. Rovněž berou v úvahu společnosti s velkou menšinovou pracovní sílou a podniky ze zeměpisných oblastí, které byly označeny za oblasti ekonomického rozvoje. Další skutečnosti, které je třeba vzít v úvahu při zadávání nabídek, zahrnují: vybavení, které může být nutné zakoupit, nebo odpisovou hodnotu na zařízení, která již vlastníte, platební plány, náklady na pracovní sílu včetně mzdy, daně a výhody, režijní náklady, okraj. Téměř všechny zakázkové balíčky jsou povinny obsahovat tyto položky, obvykle v rozpisu cenových nabídek. Další formulář obsažený ve většině smluvních nabídek je další práce a přidělení změn. V této podobě musí uchazeč zvážit, co se stane, pokud bude nutné dokončit projekt, který nebyl podrobně popsán v původním návrhu. Uchazeč potřebuje rozvržení plánu, který poskytne hrubý odhad nákladů a času v případě, že k takové události dojde, nebo pokud jsou náhle vyžadovány změny na poslední chvíli.
Varování
Ve většině případů smluvních nabídek je zákazníkovi uděleno nejnižší nabídkové řízení, které však poprvé vstoupí do výběrového řízení, mnoho uchazečů často dělá chybu v nedostatečné nabídce zakázky. To může mít za následek ztrátu peněz nebo neschopnost splnit požadavky na projekt. Uchazeči musí pečlivě zvážit, kolik jim bude smlouva stát, pokud jde o pracovní sílu a dodávek, a přitom se stále podílí na ziskovém rozpětí. Jedním ze způsobů, jak vyhnout se podhodnocování, je zjistit, kolik dalších společností účtují poplatky za poskytování podobných služeb. V případě vládních smluv jsou agentury povinny uveřejňovat minulé smlouvy, což umožňuje společnostem zjistit, kolik dalších společností nabídlo podobné zakázky.
