Mzdový systém poskytuje médium, které zaměstnavatel potřebuje ke zpracování své mzdy. Dokud mzdový systém uspokojí potřeby mzdy zaměstnavatele, může tento systém využít jakýkoli systém, který chce.
Manuál
Manuální mzdový systém by měl být zvolen po pečlivém uvážení. Tento systém vyžaduje, aby mzdová osoba zpracovala celý mzdový list ručně; zvýšení pravděpodobnosti chyb. Zaměstnavatelé by měli jít s manuálním mzdovým systémem pouze v případě, že mají jen málo zaměstnanců. Na vrcholu tohoto systému je, že je nenákladné realizovat.
Zaměstnavatelé mohou nakupovat standardní časové listy ze stacionárního obchodu a zaměstnance je mají dokončit. Zaměstnavatel může provádět mzdové a daňové kalkulace na kalkulaci, zapsat zaplacení výplaty / zaplatit výplaty nebo použít psací stroj a uchovávat údaje o výplatních listinách v odkládacích schránkách. Přesto se pokoušíte používat tento systém, pokud člověk není obeznámen se zákony o mzdách, nebo pokud je výplatní list příliš velký, může mít za následek nepřesné výplatní pásky a daňové zpracování.
In-house počítačové
Vnitřní počítačový systém je životaschopnou alternativou, pokud zaměstnavatel chce odstranit ruční zpracování mzdy. Tento systém zahrnuje použití mzdového softwaru, jako jsou Z-Pay, Ultipro a QuickBooks, které mohou ukládat údaje o mzdách za účelem dodržování záznamů. Vypočítává mzdy a odpočty na základě zadaných dat. Například mzdová osoba vstoupí do evidenčního stavu zaměstnance, stavu práce a příspěvků do mzdového softwaru. Mzdový software má v systému systémové a státní zadržovací tabulky, které provádí výpočty.
Tento systém vyžaduje, aby zaměstnanec investoval do a udržoval mzdový software. V závislosti na složitosti softwaru mohou pracovníci mzdových služeb vyžadovat rozsáhlé školení. Je-li výplatní listina malá, může zpracovávat výplatní listy pouze výplatní osoba. Ale pokud je výdělek velký, s tisíci zaměstnanci, zaměstnavatel bude muset najmout plný mzdový personál, který může zahrnovat mzdový úředník / asistent, mzdový specialista, mzdový vedoucí a mzdový manažer. Tento systém může být pro zaměstnavatele nákladný.
Outsourced
Outsourcing výplatního listu poskytovateli mzdových služeb je často nákladově efektivní a časově úspornou alternativou pro zaměstnavatele. Mzdové služby mají odborníky na mzdy, kteří zpracovávají mzdy klientů, včetně přímých plateb, živých šeků a zpracování W-2. Zaměstnavatelé zaplatí paušální poplatek za tuto službu, čímž eliminuje nutnost platit osobní mzdy a přínosy zaměstnanců. Kromě toho se zaměstnavatelé nemusí vyrovnávat s výpadky softwarových mzdových prostředků. Nakonec, outsourcing mzdy poskytuje zaměstnavateli čas soustředit se na další povinnosti.
Mnoho poskytovatelů mzdových služeb nabízí on-line mzdové řešení, které umožňují zaměstnavatelům přístup k údajům o mzdách zaměstnanců a mzdových registrech online. Mzdové služby navíc zpravidla nabízejí klientům různé způsoby přenosu mzdových hodin za každé platební období, např. Faxem, e-mailem nebo online.
Nevýhodou outsourcingu je, že pokud zaměstnanci mají obavy ze mzdy, okamžitá pomoc nemusí být k dispozici. Navíc, když mzdová služba způsobuje určité daňové chyby, IRS penalizuje zaměstnavatele, nikoliv mzdovou službu. Následně někteří zaměstnavatelé najali správce mezd na pracovišti, který pracuje jako spojnice pro mzdovou službu a zaměstnavatele.
